10 tính năng quan trọng của phần mềm điều hành tour

Quản lý hệ thống Booking điều hành

Tính năng Quản lý hệ thống Booking điều hành giúp Điều hành viên theo dõi toàn bộ booking đã được chuyển sang giai đoạn triển khai. Danh sách booking hiển thị rõ ràng theo trạng thái xử lý, hỗ trợ điều hành nắm bắt nhanh những booking cần đặt dịch vụ, sắp khởi hành hoặc có yêu cầu đặc biệt. Nhờ dữ liệu tập trung và trực quan, việc triển khai các nghiệp vụ điều hành trở nên nhanh chóng và hạn chế sai sót.

• Thông tin tập trung, dễ tra cứu: Toàn bộ dữ liệu như số lượng khách, hành trình, dịch vụ và ghi chú được gom trong một màn hình duy nhất, giúp điều hành bắt đầu công việc ngay mà không phải tìm kiếm từ nhiều nguồn khác nhau.

• Lọc và phân loại linh hoạt: Hệ thống cho phép lọc booking theo ngày khởi hành, loại tour, trạng thái hoặc nhân sự phụ trách, giúp quản lý nhiều booking cùng lúc một cách thuận tiện và có tổ chức.

• Tạo nền tảng cho các bước điều hành tiếp theo: Danh sách booking điều hành là điểm khởi đầu cho các nghiệp vụ như bóc tách dịch vụ, đặt dịch vụ nhà cung cấp, phân công hướng dẫn viên và quản lý tour chạy.

>> Xem thêm: Phần mềm điều hành tour du lịch: Vai trò, chức năng và hướng dẫn lựa chọn

Lập dự toán tour

Lập dự toán tour là bước quan trọng giúp Điều hành viên nắm được bức tranh chi phí của tour trước khi triển khai. Với khả năng liên thông dữ liệu Nhà cung cấp, dữ liệu dịch vụ, bảng giá dịch vụ tour, phần mềm điều hành tour du lịch giúp tính toán nhanh chóng, chính xác và rõ ràng. Một số phần mềm điều tour chuyên nghiệp như TravelMaster còn có khả năng lập dự toán tour tự động, hỗ trợ triệt để cho nghiệp vụ điều hành.

• Bóc tách dịch vụ theo ngày và theo loại: Hệ thống tự động phân chia dịch vụ theo hành trình từng ngày như xe, khách sạn, ăn uống, vé tham quan,… Điều hành chỉ cần kiểm tra, bổ sung hoặc điều chỉnh các dịch vụ nếu có.

• Tự động tính tổng chi phí dự toán: Dựa trên dữ liệu giá dịch vụ của nhà cung cấp, phần mềm điều hành du lịch tự động tính chi phí cho từng hạng mục, giúp hạn chế sai số và tăng độ chính xác cho bản dự toán.

• Dự đoán lợi nhuận ngay từ bước chuẩn bị: Điều hành có thể xem mức lợi nhuận dự kiến dựa trên giá bán đã được Sales chốt. Từ đó, Điều hành điều chỉnh phương án dịch vụ hoặc cơ cấu chi phí cho phù hợp ngân sách, đồng thời xử lý các yêu cầu phát sinh của khách mà vẫn đảm bảo lợi nhuận tour.

• Làm căn cứ đối chiếu khi triển khai tour: Chi phí dự toán trở thành chuẩn so sánh với chi phí thực tế trong quá trình vận hành, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Đặt dịch vụ nhà cung cấp

Đặt dịch vụ là bước trung tâm trong quá trình điều hành tour, đảm bảo các hạng mục như khách sạn, xe, nhà hàng, vé tham quan, hướng dẫn viên… được xác nhận đầy đủ trước khi tour khởi hành.

Tính năng Đặt dịch vụ nhà cung cấp trên phần mềm điều hành tour thông minh giúp Điều hành thực hiện toàn bộ thao tác ngay trên hệ thống, theo dõi tiến độ từng hạng mục và hạn chế tối đa sai sót. Mọi thông tin từ booking và dự toán được đồng bộ, giúp rút ngắn thời gian nhập liệu và kiểm soát tiến độ đặt dịch vụ một cách minh bạch và chính xác.

• Theo dõi trạng thái đặt dịch vụ theo thời gian thực: Mỗi dịch vụ được hiển thị với trạng thái rõ ràng như chưa đặt, đã gửi yêu cầu, đã xác nhận hoặc cần bổ sung, giúp Điều hành không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào.

• Tự động hóa thao tác đặt dịch vụ: Hệ thống chuyển dữ liệu từ booking và dự toán sang module đặt dịch vụ, giảm thao tác nhập liệu thủ công và tăng tốc độ xử lý.

• Xác nhận tình trạng dịch vụ: Nhà cung cấp xác nhận trực tiếp qua link, tình trạng đặt dịch vụ tự động được cập nhật trên phần mềm.

• Lưu trữ lịch sử và chứng từ đặt dịch vụ: Mọi trao đổi, xác nhận, file đính kèm và hóa đơn dịch vụ đều được lưu lại trên hệ thống, hỗ trợ đối soát và quyết toán sau tour một cách chính xác.

>> Xem thêm: Tự động hóa quy trình Đặt dịch vụ NCC với Phần mềm du lịch TravelMaster

Điều hành Hướng dẫn viên

Điều hành Hướng dẫn viên là tính năng giúp doanh nghiệp quản lý đội ngũ HDV một cách tập trung và phân công tour nhanh chóng, chính xác. 

Phần mềm điều hành tour du lịch hỗ trợ theo dõi lịch làm việc, năng lực, chuyên môn và tình trạng sẵn sàng của từng HDV, từ đó giúp nhân viên điều hành chủ động bố trí nhân sự phù hợp cho từng loại tour và từng đối tượng khách. Thông tin được cập nhật theo thời gian thực, giảm nhầm lẫn và hạn chế tình trạng phân công trùng lịch hoặc sai chuyên môn.

• Theo dõi hồ sơ và lịch làm việc của HDV: Hệ thống quản lý thông tin cá nhân, ngôn ngữ, kỹ năng, kinh nghiệm, lịch làm việc và đánh giá, giúp Điều hành chọn đúng HDV cho từng loại tour.

• Phân công tour nhanh và chính xác: Dựa trên lịch rảnh và chuyên môn, Điều hành có thể phân công HDV trực tiếp trên phần mềm, tránh nhầm lẫn và hạn chế xung đột lịch.

• Xuất phiếu điều động hướng dẫn viên: Sau khi phân công, hệ thống cho phép xuất phiếu điều động với đầy đủ thông tin tour, thời gian, điểm đón và yêu cầu công việc, giúp quá trình trao đổi giữa Điều hành và HDV rõ ràng và chuyên nghiệp.

• Quản lý tạm ứng chi phí cho HDV: Phần mềm hỗ trợ lập phiếu tạm ứng cho HDV theo từng tour, giúp minh bạch dòng tiền và thuận tiện khi quyết toán sau tour.

• Theo dõi trạng thái nhận tour của HDV: Điều hành nắm rõ tiến độ phân công và xử lý nhanh nếu cần thay đổi nhân sự.

• Lưu trữ đánh giá HDV theo từng tour: Các phản hồi từ khách và Điều hành được ghi nhận lại, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng đội ngũ HDV chất lượng và sử dụng nhân sự hiệu quả hơn.

Điều hành xe du lịch

Tính năng Điều hành xe du lịch trên Phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch giúp tập trung toàn bộ thông tin đội xe vào một hệ thống duy nhất, cho phép điều hành viên kiểm tra nhanh phương tiện nào đang rảnh, xe nào phù hợp với quy mô đoàn và đâu là phương án tối ưu nhất cho lịch trình tour. Nhờ đó, quá trình điều phối xe trở nên chủ động, rõ ràng và hạn chế tối đa tình trạng trùng lịch hoặc thiếu xe vào mùa cao điểm.

• Quản lý danh sách và thông tin xe: Hệ thống lưu trữ thông tin phương tiện (loại xe, số ghế, biển số, tình trạng sử dụng) và hồ sơ tài xế, giúp Điều hành dễ dàng lựa chọn xe phù hợp với quy mô đoàn.

• Theo dõi lịch chạy: Lịch sử dụng xe được hiển thị rõ ràng, giúp Điều hành tránh phân công trùng lịch.

• Phân bổ xe theo nhu cầu từng tour: Dựa trên số lượng khách và yêu cầu của đoàn, Điều hành có thể chọn xe phù hợp.

• Theo dõi phản hồi và đánh giá xe – tài xế: Thông tin đánh giá từ khách và Điều hành được lưu lại để doanh nghiệp theo dõi chất lượng dịch vụ và lựa chọn nhà xe phù hợp cho các tour tiếp theo.

Thay đổi dịch vụ - Hủy dịch vụ Tour

Trong quá trình triển khai tour, việc điều chỉnh dịch vụ là điều khó tránh khỏi: tăng giảm số lượng, đổi loại dịch vụ, thay đổi lịch trình hoặc hủy một hạng mục không còn phù hợp. 

Tính năng Thay đổi dịch vụ – Hủy dịch vụ Tour giúp Điều hành cập nhật kịp thời mọi biến động này trên hệ thống, đảm bảo toàn bộ thông tin được ghi nhận đầy đủ, minh bạch và nhất quán giữa các bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất thoát chi phí và có căn cứ rõ ràng cho việc đối soát sau tour.

• Cập nhật phát sinh theo thời gian thực: Bất kỳ thay đổi nào liên quan đến dịch vụ đều có thể được điều chỉnh trên hệ thống, giúp Điều hành theo dõi tình hình triển khai tour một cách chính xác.

• Lưu vết lịch sử thay đổi: Mỗi thao tác được ghi lại kèm thông tin người thực hiện, thời gian và nội dung thay đổi, hỗ trợ minh bạch khi đối soát với nhà cung cấp hoặc làm việc nội bộ.

• Điều chỉnh dịch vụ theo nhu cầu đoàn: Tính năng cho phép tăng giảm số lượng, đổi loại dịch vụ hoặc bổ sung hạng mục mới khi khách phát sinh yêu cầu.

• Quản lý việc hủy dịch vụ: Hệ thống hỗ trợ ghi nhận các dịch vụ bị hủy và lý do hủy, giúp doanh nghiệp kiểm soát ảnh hưởng đến chi phí và làm việc rõ ràng với nhà cung cấp.

• Kết nối với chi phí và quyết toán: Các thay đổi và hủy dịch vụ được đồng bộ sang phần quản lý chi phí, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng chênh lệch giữa dự toán và thực tế.

>> Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn Phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành

Quản lý danh sách đoàn

Tính năng Quản lý danh sách đoàn giúp tập trung toàn bộ dữ liệu khách trên một hệ thống thống nhất, hỗ trợ điều hành xử lý nhanh và hạn chế sai sót khi làm rooming list, ticket list hoặc gửi thông tin cho hướng dẫn viên. Việc cập nhật theo thời gian thực giúp mọi bộ phận đều làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu chính xác.

• Lưu trữ thông tin chi tiết từng khách: Hệ thống quản lý họ tên, giới tính, quốc tịch, nhóm phòng, yêu cầu đặc biệt và các ghi chú liên quan, đảm bảo điều hành luôn có dữ liệu đầy đủ để triển khai dịch vụ.

• Tạo danh sách đoàn phục vụ vận hành: Điều hành có thể xuất danh sách đoàn (guest list) hoặc ticket list để gửi cho hướng dẫn viên, nhà xe hoặc các bộ phận liên quan.

• Cập nhật thay đổi linh hoạt: Khi khách phát sinh yêu cầu (đổi khách, thêm khách,…), điều hành có thể cập nhật trực tiếp trên hệ thống và dữ liệu được đồng bộ ngay lập tức.

Quản lý hệ thống chi phí Tour

Trong quá trình điều hành tour, chi phí là yếu tố biến động liên tục và dễ phát sinh sai lệch nếu không được kiểm soát chặt chẽ. 

Tính năng Quản lý chi phí Tour giúp Điều hành theo dõi toàn bộ chi phí thực tế theo từng hạng mục dịch vụ, đối chiếu với dự toán và ghi nhận phát sinh một cách minh bạch. Nhờ dữ liệu được cập nhật tập trung và theo thời gian thực, doanh nghiệp dễ dàng nắm được mức độ chênh lệch và chủ động điều chỉnh kịp thời để tránh vượt ngân sách.

• Theo dõi chi phí theo từng hạng mục dịch vụ: Hệ thống ghi nhận chi phí khách sạn, xe, nhà hàng, vé tham quan, HDV,… giúp điều hành nắm rõ từng khoản chi trong suốt hành trình tour.

• Ghi nhận chi phí phát sinh: Mọi khoản phát sinh trong quá trình tour được cập nhật trực tiếp vào hệ thống, theo danh mục dịch vụ, đảm bảo dữ liệu luôn đầy đủ và không bị bỏ sót.

• So sánh chi phí thực tế với dự toán: Phần mềm tự động đối chiếu chi phí thực tế với dự toán ban đầu, giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời những chênh lệch lớn.

• Quản lý chứng từ và hóa đơn: Mỗi khoản chi có thể đính kèm hóa đơn, ảnh chụp hoặc tài liệu đối soát, giúp tập trung hồ sơ chi phí phục vụ quyết toán.

• Hỗ trợ đánh giá hiệu quả tài chính tour: Thông tin chi phí được tổng hợp rõ ràng, giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu quả của từng tour và tối ưu phương án vận hành cho các tour sau.

Quyết toán Tour

Khi tour kết thúc, điều hành không chỉ khép lại hành trình của khách mà còn phải “đóng sổ” toàn bộ chi phí để biết chính xác tour lời hay lỗ. Đây là giai đoạn dễ rối và tốn thời gian nhất nếu thông tin nằm rải rác ở nhiều nơi. Module Quyết toán Tour trên phần mềm quản lý công ty du lịch giúp tập hợp mọi dữ liệu về chi phí, phát sinh và doanh thu vào một bảng tổng hợp duy nhất, để việc rà soát và tính toán hiệu quả tài chính diễn ra nhanh, rõ ràng và ít sai sót hơn.

• Tổng hợp toàn bộ chi phí và doanh thu: Hệ thống tự động lấy dữ liệu chi phí đã ghi nhận cùng doanh thu từ booking để tạo bảng tổng hợp quyết toán.

• Đối chiếu với dự toán ban đầu: Chi phí thực tế được so sánh trực tiếp với dự toán, giúp điều hành đánh giá mức độ chênh lệch và lý do phát sinh.

• Kiểm tra chứng từ và hóa đơn: Các khoản chi đều có thể đính kèm hóa đơn hoặc file chứng từ, giúp quá trình kiểm tra và đối soát diễn ra rõ ràng.

• Tính toán lãi – lỗ tour: Hệ thống tự động tính lợi nhuận tour dựa trên chênh lệch giữa doanh thu và tổng chi phí, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả tài chính của tour một cách chính xác.

• Hỗ trợ bàn giao dữ liệu cho bộ phận Kế toán: Thông tin quyết toán được chuẩn hóa và đồng bộ, giúp Kế toán tiếp nhận hồ sơ nhanh hơn và giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng hợp báo cáo.

Quản lý hệ thống đánh giá của du khách

Phản hồi của khách sau mỗi tour luôn là nguồn dữ liệu quý giá, nhưng nếu chỉ nằm trong khảo sát giấy, tin nhắn hoặc lời trao đổi miệng thì rất khó tổng hợp và gần như không thể theo dõi lâu dài. 

Module Đánh giá trên Phần mềm điều hành tour giúp doanh nghiệp thu thập phản hồi, đánh giá của du khách một cách có hệ thống, lưu trữ tập trung và dùng dữ liệu này để cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc đánh giá hiệu quả của hướng dẫn viên và nhà cung cấp. Mọi thông tin đều được ghi nhận rõ ràng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế hơn về trải nghiệm mà mình đang mang đến cho khách hàng.

• Thu thập đánh giá qua nhiều hình thức: Tùy thuộc vào từng hệ thống có thể hỗ trợ gửi link đánh giá, biểu mẫu khảo sát hoặc QR code để khách phản hồi sau tour một cách thuận tiện.

• Lưu trữ đánh giá theo từng tour và từng dịch vụ: Mọi phản hồi được gắn với tour cụ thể, giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh – điểm yếu theo mỗi hành trình.

• Đánh giá chất lượng hướng dẫn viên: Phản hồi của khách về HDV được lưu lại để doanh nghiệp theo dõi chất lượng phục vụ và phân công nhân sự phù hợp hơn ở các tour sau.

• Theo dõi chất lượng nhà cung cấp: Đánh giá liên quan đến khách sạn, xe, nhà hàng… giúp Điều hành có cơ sở lựa chọn nhà cung cấp uy tín và cải thiện chất lượng chuỗi dịch vụ.

• Báo cáo tổng hợp đánh giá: Dữ liệu được phân loại và hiển thị dạng báo cáo, hỗ trợ bộ phận điều hành và lãnh đạo đưa ra quyết định cải thiện sản phẩm.

Trên đây là “10 tính năng quan trọng của phần mềm điều hành tour” mà bất kỳ doanh nghiệp du lịch nào cũng nên cân nhắc khi lựa chọn giải pháp phù hợp. Một hệ thống điều hành tour chuẩn sở hữu đầy đủ các tính năng này sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, giảm tải khối lượng công việc thủ công và mang lại khả năng kiểm soát vận hành toàn diện hơn.

Trong bối cảnh chuyển đổi số du lịch ngày càng mạnh mẽ, các giải pháp điều hành tour như TravelMaster được xây dựng dựa trên những tính năng nền tảng này để phù hợp với nhu cầu vận hành của đa dạng mô hình doanh nghiệp. Điều quan trọng là mỗi doanh nghiệp du lịch cần đối chiếu nhu cầu thực tế của mình với bộ tính năng cốt lõi, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển lâu dài.