Tổng hợp biểu mẫu Excel trong quản trị Doanh nghiệp Du lịch - Lữ hành

Biểu mẫu quản lý Dữ liệu Nhà cung cấp

Mỗi doanh nghiệp Lữ hành thường có một danh sách các “Nhà cung cấp ruột”, thông tin liên hệ hoặc dịch vụ của Nhà cung cấp đã quá quen thuộc với doanh nghiệp bởi vậy khi cần lên Báo giá, nhân viên Sales chỉ cần tìm kiếm File Excel, tìm kiếm tên Nhà cung cấp và nhập dịch vụ hoặc thao tác Copy - Paste.

Nhà cung cấp dịch vụ Du lịch bao gồm 13+ loại hình là Khách sạn, Nhà hàng, Xe ô tô, Hướng dẫn viên, Cruise, Land Tour, Dịch vụ Visa, Vé máy bay, Vé thắng cảnh, Thuyền, Train, Bus và Dịch vụ khác. Đặc điểm của các loại hình Nhà cung cấp là khác nhau do đó, mỗi Nhà cung cấp cần được quản lý bằng một File hoặc 1 Sheet tách biệt.

Biểu mẫu quản lý Danh sách Tour sản phẩm

Tour sản phẩm là Tour mẫu được Bộ phận Sản phẩm lên kế hoạch và xây dựng hoàn chỉnh bao gồm các thông tin chung của Tour, Chương trình Tour, Giá Tour,... Khi cần lên Báo giá hoặc làm Booking, bộ phận kinh doanh và Điều hành có thể sử dụng Tour sản phẩm có sẵn để tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm dịch vụ và trao đổi với khách hàng.

Một danh sách Tour sản phẩm cần có những thông tin sau:

+ Mã Tour

+ Loại Tour

+ Tên Tour

+ Số ngày

+ Điểm khởi hành

+ Thời gian áp dụng

+ Link File Chương trình Tour

+ Link File chiết tính giá

+ Tình trạng

+ Người tạo

Biểu mẫu quản lý Danh sách Khách hàng

Khách hàng là một trong những Dữ liệu quan trọng bậc nhất của Doanh nghiệp Lữ hành. Việc lưu trữ và quản lý Danh sách Khách hàng chi tiết là việc làm quan trọng để Doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động remarketing.

Thay thế cho việc quản lý bằng sổ sách hay phi tập trung của mỗi nhân viên, File Excel Danh sách Khách hàng sẽ giúp bạn quản lý:

+ Tên Khách hàng

+ Email

+ Số điện thoại

+ Loại khách hàng

+ Mức độ ưu tiên

+ Địa chỉ

+ Số CMND

+ Thời hạn hộ chiếu

+ Tài khoản ngân hàng

+ Tổng số Báo giá

+ Tổng số Booking …..

Biểu mẫu Báo giá Sales - Báo giá OP (Phương án kinh doanh)

Báo giá (Phương án kinh doanh) là dữ liệu quan trọng được xây dựng trong giai đoạn nhân viên kinh doanh trao đổi và làm việc với khách hàng. Báo giá Sales gồm các thông tin ngắn gọn về dịch vụ gồm:

+ Tên dịch vụ

+ Số lượng

+ Giá Nett

+ Giá bán

+ Thành tiền

+ Tổng tiền cần thanh toán

Trong khi đó, Bảng giá của OP bao gồm toàn bộ thông tin chi tiết về dịch vụ của mỗi ngày đi tour:

+ Tên dịch vụ

+ Số lượng

+ Giá Nett

+ Thành tiền (Nett)

+ Thuế khấu trừ

+ Giá bán

+ Thành tiền

+ Tổng tiền thanh toán

Biểu mẫu Bảng giá gửi Khách hàng

Sau khi File Báo giá nội bộ hoàn thiện và được trưởng phòng hay cấp trên xét duyệt, File báo giá gửi cho Khách hàng cần được gửi tới khách hàng trong thời gian ngắn nhất để đảm bảo chất lượng phục vụ và các luồng thông tin đang tương tác.

Bên cạnh việc thông tin chính xác và đầy đủ, một Báo giá được trình bày rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp ghi điểm ngay lập tức với khách hàng, gia tăng tỷ lệ chốt Sale. Những dữ liệu không thể thiếu trong một Phiếu báo giá gồm:

+ Thông tin Doanh nghiệp

+ Thông tin Khách hàng

+ Tên Chương trình Tour

+ Thời gian áp dụng

+ Danh sách dịch vụ

+ Số lượng

+ Giá bán

+ Thành tiền

+ Tổng tiền thanh toán

+ Thông tin chính sách Bao gồm, Không bao gồm

+ Điều kiện hoãn, hủy

+ Chính sách thanh toán

Biểu mẫu Danh sách Đoàn

Danh sách Đoàn là Danh sách người đi Tour, do người đặt Tour cung cấp nhằm phục vụ quá trình chăm sóc và đảm bảo chất lượng dịch vụ khi Doanh nghiệp tổ chức Tour. Các thông tin cần có trên của Danh sách Đoàn gồm:

+ Họ và tên

+ Email

+ Số điện thoại

+ Ngày sinh

+ Chuyến bay

+ Giờ đón

+ Điểm đón

+ Điểm trả

+ CMND/ Hộ chiếu

+ Ngày cấp

+ Địa chỉ

+ Quốc tịch

+ Vai trò

+ Ghi chú

Biểu mẫu Quyết toán Tour

Các dữ liệu cần có trong một File Quyết toán Tour du lịch bao gồm:

+ Thông tin dịch vụ

+ Bảng giá Tour

+ Tổng thu

+ Tổng chi

+ Tổng VAT (mua vào)

+ Tổng VAT (bán ra)

+ Tổng VAT (phải nộp)

+ Lãi gộp

Biểu mẫu Quản lý Công nợ Nhà cung cấp

Việc kiểm soát các dữ liệu Công nợ có nói chung và công nợ Nhà cung cấp nói riêng đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành của Doanh nghiệp Lữ hành. Kế toán có thể sử dụng File để quản lý các thông tin:

+ Tổng tiền Thanh toán

+ Giảm trừ

+ Còn lại

+ Hạn thanh toán

Biểu mẫu Báo cáo Doanh thu Sales

Cuối cùng, một File vô cùng quan trọng mà bất cứ Doanh nghiệp Lữ hành nào cũng sử dụng đó là Báo cáo doanh thu Sales. Những thông tin cần quản lý trong File gồm:

+ Dịch vụ

+ Ngày bắt đầu

+ Ngày kết thúc

+ Số lượng

+ Giá Nett

Tổng Nett

+ Đơn giá

+ Thành tiền

+ Lợi nhuận

+ Bán hàng

+ Điều hành

+ Khách hàng

Ưu điểm và nhược điểm khi Quản lý Doanh nghiệp bằng biểu mẫu Excel

Excel là một công cụ thiết lập dưới dạng bảng tính, được thiết kế để hỗ trợ ghi lại các thông tin dưới dạng bảng biểu, thực hiện tính toán, xây dựng số liệu thống kê trực quan. Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, bạn có thể nhập dữ liệu và lập công thức tính để tạo ra File quản lý của riêng mình.

*ƯU ĐIỂM

+ Thao tác đơn giản, dễ sử dụng

+ Được sử dụng phổ biến, có thể ứng dụng cho nhiều loại hình ngành nghề khác nhau

+ Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các báo cáo theo yêu cầu

+ Công thức có sẵn, chỉ cần học thuộc và ghi nhớ. Kỹ năng thượng thừa có ở một nhân viên kinh nghiệm lâu năm.

+ Khá nhiều mẹo để xử lý dữ liệu nhanh như: Fill Handle, Hyperlink, phím tắt (F4; Alt + H, E, A, Shift + F9; Shift + Tab; Ctrl + Page Down….)

*NHƯỢC ĐIỂM

Ở bài trước, chúng tôi đã nêu ra 10 lý do bạn nên “Say goodbye với Excel. Trong đó, một số yếu điểm lớn của Excel đối với Doanh nghiệp Lữ hành là:

+ Chủ yếu được sử dụng để lưu và tính số liệu, không có giá trị về mặt quản trị

+ Quá nhiều công thức, nhớ nhớ quên quên là chuyện thường ngày Nhân viên mới cần đào tạo từ đầu vì mỗi doanh nghiệp có một cách tính toán riêng

+ Một số công việc đặc thù như Chiết tính giá, phải mở đồng thời 3 - 4 - 5 file khác để lọc và lấy dữ liệu NCC, thông tin dịch vụ chi tiết.

+ Sales luôn phải chờ đợi bảng doanh thu từ kế toán

+ Tính toán xong rồi làm gì? Save lại và gửi File cho quản lý hay bộ phận chuyên trách theo quy trình của doanh nghiệp? Hay tải lên Drive và chia sẻ? Hay in ra giấy và gửi trực tiếp?

+ Dữ liệu không có tính kết nối và sử dụng phái sinh

+ Người quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp khi nhận được tài liệu phải tốn thời gian để rà soát tất cả nội dung trước khi duyệt

+ Tính bảo mật thấp, dễ bị virus, mất hoặc không thể phục hồi dữ liệu

Phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành toàn diện - TravelMaster

TravelMaster là Phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch - Lữ hành được tích hợp đầy đủ phân hệ chức năng cho bộ phận Sản phẩm, Kinh doanh, Điều hành, Kế toán, Quản lý trong doanh nghiệp.

Ngoài việc phân tích, ứng dụng chuyên sâu từ những biểu mẫu phía trên, Phần mềm TravelMaster còn hỗ trợ các nhà quản lý dễ dàng cập nhật và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Doanh nghiệp với hệ thống báo cáo chuyên sâu realtime. Việc của bạn chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào, TravelMaster sẽ giúp bạn xử lý tính toán và tổng hợp báo cáo về mặt số liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác nhất.

Đặc biệt, TravelMaster xây dựng bộ quy tắc Chiết tính giá tiêu chuẩn, bạn sẽ bắt đầu với dữ liệu Nhà cung cấp có sẵn trong hệ thống và sau đó chỉ cần 2 phút để xong 1 báo giá, 3 phút xong 1 booking, 5 phút để điều hành và 10 phút để hoàn thiện Quyết toán.

Với quy trình vận hành được chuẩn hóa, TravelMaster giúp doanh nghiệp Du lịch - Lữ hành tiết kiệm 45% thời gian làm việc trong toàn chuỗi cung ứng dịch vụ, giảm 50% chi phí vận hành, tăng cường hiệu suất cho Sales, điều hành, kế toán và quản lý. Từ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát chất lượng dịch vụ đầu ra đồng đều, cập nhật tiến độ và hoạt động vận hành của toàn bộ doanh nghiệp, tạo dựng môi trường làm việc thông minh và chuyên nghiệp.

Trên đây là Tổng hợp biểu mẫu Excel được dùng nhiều nhất trong Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành, bạn có thể đăng ký nhận tài liệu TẠI ĐÂY. Tuy nhiên, Excel không phải là công cụ khuyên dùng bởi có nhiều hạn chế liên quan tới thống nhất quy trình cũng như bảo mật dữ liệu. Đặc biệt trong bối cảnh khó khăn sau khủng hoảng như hiện nay, việc tái cấu trúc và tối ưu bộ máy là việc làm ưu tiên hàng đầu. Nếu doanh nghiệp vẫn tư duy theo cách làm thủ công sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu của thị trường.

Với TravelMaster, số hóa dữ liệu và số hóa quy trình của doanh nghiệp lữ hành chưa bao giờ đơn giản đến thế.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!