Tự động hóa quy trình Đặt dịch vụ Nhà cung cấp với TravelMaster

Và quá trình này không phải là một quá trình ngắn. Để tạo báo giá trong quá trình bán hàng, trước tiên bạn phải chọn Tour phù hợp trong danh sách Tour có sẵn rồi kiểm tra danh sách dịch vụ hoặc xây dựng Tour mới theo yêu cầu. Sau đó, họ kiểm tra tính khả dụng bằng cách gửi email tới Nhà cung cấp và chờ phản hồi. Chỉ sau khi Nhà cung cấp xác nhận tình trạng còn hàng, bạn mới có thể gửi thông tin cho khách hàng tiềm năng của mình.

Hiện tại, đa phần Doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp “áng chừng giá” trong Báo giá để đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi. Điều này có thể gây ấn tượng với khách hàng và rút ngắn thời gian chốt sales, tuy nhiên nó lại là nguyên nhân gây ra nhiều bất cập: Điều hành chiết tính giá chi tiết và tiến hành đặt dịch vụ nhưng giá Nett cao hơn dự kiến; Tỷ lệ Markup Rate không đảm bảo dẫn đến phải trao đổi ngược với khách hàng để nâng giá hoặc chịu lợi nhuận thấp hoặc lỗ...

Bạn có nghĩ rằng việc gửi yêu cầu và chờ đợi xác nhận nhiều dịch vụ của một hay nhiều Nhà cung cấp đang chiếm quá nhiều thời gian của bạn và khiến trải nghiệm của khách hàng không tốt. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu tất cả những gì bạn phải làm là nhấp chuột để hoàn tất đặt dịch vụ thay vì mở 1 file bảng dịch vụ, 1 file thông tin Nhà cung cấp và cop chúng vào trong email cùng việc lo lắng vì dữ liệu bị nhầm lẫn.

Điều gì đang làm tổn hại đến doanh nghiệp du lịch của bạn?

Sử dụng thời gian không hiệu quả

Bạn dành bao nhiêu thời gian để kiểm tra tình trạng còn hàng với các Nhà cung cấp để có thể đặt trước? Hãy xem xét một cuộc thử nghiệm bao gồm bốn dịch vụ: Khách sạn, Xe ô tô, Land Tour 1 ngày và Vé thắng cảnh. Đối với mỗi dịch vụ này, bạn cần liên hệ với ít nhất 4 Nhà cung cấp dịch vụ chưa tính trường hợp 1 trong số những Nhà cung cấp đó đã full dịch vụ và không đảm bảo cung cấp cho bạn. Vậy thì bạn lại tiếp tục công cuộc đi tìm những Nhà cung cấp mới và gửi yêu cầu dịch vụ, và chờ đợi xác nhận cho đến khi chốt được tất cả các dịch vụ cho khách hàng.

Dựa trên kinh nghiệm hàng ngày của khách hàng của chúng tôi, quá trình này thường mất khoảng 40 phút cho mỗi Tour!

>> Xem thêm: Doanh nghiệp Du lịch đang lãng phí tài nguyên như thế nào?

Mất kiểm soát

Đây là tình trạng mà nhiều công ty du lịch thường xuyên gặp phải. Bạn vừa nhận được một yêu cầu thiết kế Tour của khách hàng. Điều tiếp theo bạn làm là liên hệ với Nhà cung cấp để kiểm tra nhanh tính khả dụng - bằng cách gọi điện trực tiếp cho hoặc gửi email. Sau khi nhận được phản hồi từ Nhà cung cấp, bạn sẽ có thể gửi thông tin báo giá cho khách hàng của mình. Quy trình đến đây vẫn khá ổn, phải không?

Ngoại trừ việc bạn phải rời văn phòng đột xuất và không thể online và đồng nghiệp của bạn phải tiếp quản công việc thay bạn. Bây giờ tất cả những gì bạn phải làm là giải thích cho họ chi tiết ưu đãi, chuyển tiếp tất cả các email bạn đã gửi cho Nhà cung cấp, cấp cho họ quyền truy cập vào email của bạn vì đó là nơi phản hồi của Nhà cung cấp sẽ đến… Bạn có muốn chia sẻ thông tin chi tiết của mình với đồng nghiệp không? Nếu không, việc bán hàng của bạn có thể thất bại. Chưa tính đến thời gian để trao đổi và bàn giao những nội dung này, đôi khi bạn sẽ có suy nghĩ là “ Thôi, tự làm cho nhanh!”

Xoay chuyển tình thế với TravelMaster

Để giúp các Công ty du lịch giải quyết các vấn đề mà họ thường xuyên gặp phải, Phần mềm TravelMaster đã phát triển một Module giúp Tự động hóa quy trình điều hành, đặc biệt là tối ưu hoạt động đặt dịch vụ Nhà cung cấp.

TravelMaster giúp Doanh nghiệp du lịch tự động hóa quy trình từ khâu tìm sản phẩm/ dịch vụ, xây dựng chương trình Tour, làm báo giá cho tới đặt dịch vụ, điều hành và quyết toán.

Khi tiến hành điều hành dịch vụ trên TravelMaster, bạn chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và danh sách dịch vụ tương ứng của họ trong hệ thống Nhà cung cấp đã được số hóa để gửi email đặt dịch vụ một các tự động. Đồng thời, bạn có thể cập nhật tình trạng xác thực dịch vụ từ Nhà cung cấp ngay trên phần mềm, phản hồi và ghi lại lịch sử giao dịch một cách thuận tiện nhất.

Tiết kiệm thời gian = Tiết kiệm tiền

Vì số giờ dành cho mỗi lượt đặt dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số bán hàng, nên module đặt dịch vụ tự động của TravelMaster chắc chắn mang lại lợi tức đầu tư mạnh mẽ. Bạn có thể tính được số tiền bằng cách xem mức tiêu thụ thời gian cho một lần đặt dịch vụ đơn giản.

Nếu bạn đang làm việc với tốc độ trung bình và mất khoảng 45 phút để yêu cầu xác nhận tình trạng còn hàng từ Nhà cung cấp cho một Tour. Nếu công ty du lịch của bạn tổ chức 100 Tour mỗi tháng, tức là sẽ mất 75 giờ làm việc để xử lý công việc này.

Hãy tưởng tượng chi phí đó tăng lên như thế nào với số lượng Tour ngày càng tăng và các hành trình phức tạp hơn bao gồm hơn 6 dịch vụ. Ngoài ra, lưu ý rằng phép tính này không bao gồm bất kỳ thay đổi bổ sung nào và nó chỉ tính chi phí thời gian tối thiểu.

Một lợi ích nhỏ dẫn đến một lợi ích lớn

Khi TravelMaster cắt giảm thời gian cần thiết để quản lý các yêu cầu công việc điều hành Tour của bạn, bạn sẽ nhận thấy chúng còn mang lại hiệu quả xuyên suốt quy trình Bán hàng - Điều hành - Kế toán - Quản lý. Bởi dữ liệu của giai đoạn này là cơ sở để tối ưu thời gian và hiệu suất cho giai đoạn sau. Các Công ty du lịch sẽ có nhiều thời gian hơn để dành sự quan tâm cho khách hàng của họ, cuối cùng phản ánh tỷ lệ chuyển đổi và doanh số bán hàng tăng trưởng.

Giao tiếp với Nhà cung cấp tưởng chừng là hoạt động nhỏ đơn giản và nhanh chóng nhưng trên thực tế, nó ngốn khá nhiều thời gian cho việc lặp đi lặp lại những công việc thủ công và những rủi ro về thất lạc hay nhầm lẫn dữ liệu là thường xuyên xảy ra. Đã đến lúc bạn bắt đầu tự động hóa quy trình Bán hàng và Điều hành của mình.