10 Lý do để bạn "Say good bye" Excel ngay hôm nay

Nhưng trong thời điểm công nghệ phát triển như hiện tại, phần nhiều doanh nghiệp du lịch tại Việt Nam mới ở khởi điểm bắt đầu. VietISO thường nhận được chia sẻ từ các doanh nghiệp rằng “Chúng tôi có thể làm việc này nhanh hơn trong Excel” hay “Excel thực sự phù hợp với nhu cầu của chúng tôi”. Tuy nhiên, nhiều câu hỏi còn đang bỏ ngỏ ở phía sau như làm cách nào để booking trực tuyến, tích hợp GDS, vé máy bay…

Excel có phải là bệ phóng của bạn và doanh nghiệp hay không? Dưới đây là lý do tại sao Excel không thể so sánh với hệ thống quản trị và điều hành tour chuyên nghiệp:

1. Không phải là công cụ chuyên dụng

Bất kỳ lĩnh vực nào cũng có những đặc điểm, tính chuyên môn hóa riêng, thuật ngữ riêng. Sử dụng một công cụ mang tính chất chung chung không phải là lựa chọn hoàn hảo. Excel có thể dễ dàng được ứng dụng trong nhiều loại hình hay tổ chức kinh doanh khác nhau nhưng để đáp ứng về mặt nghiệp vụ chuyên sâu của du lịch - lữ hành thì không. Bạn phải có một công cụ để theo dõi đặt chỗ, lượng khách hàng, tình trạng dịch vụ, hoa hồng, lợi nhuận, tiến độ công việc và kiểm soát chất lượng dịch vụ cung cấp… Phần mềm quản trị và điều hành tour là một giải pháp tối ưu và những gì Excel có thể hỗ trợ chỉ bằng 10% giá trị mà một Hệ thống điều hành doanh nghiệp có.

2. Lãng phí thời gian trong công việc thủ công

Hãy tập trung vào kinh doanh thay vì làm đi làm lại những công việc thủ công như nhập liệu, xem công thức, viết hành trình Tour, thiết kế File chương trình, chiết tính giá… 6/8 tiếng mỗi ngày. Với Phần mềm TravelMaster, giá của các dịch vụ được tính toán tự động, hóa đơn theo nhóm nhỏ được tách dễ dàng, các hành trình được tạo tự động và bạn có thể kiểm tra tình trạng tài chính của doanh nghiệp chỉ bằng một cú nhấp chuột.

3. Mức độ phức tạp của việc sử dụng

Excel cơ bản không quá khó để học trong khi các tính năng nâng cao hơn đòi hỏi thời gian và kinh nghiệm để sử dụng được thành thạo. Bảng tính Excel về cơ bản là một phương tiện giúp bạn lưu trữ các số liệu tài chính. Bạn cần phải nhập từng số (hoặc nhấp vào copy-paste nhiều lần) và sử dụng các công thức khác nhau để tạo ra các số liệu mà bạn muốn. Phần mềm TravelMaster không yêu cầu những kỹ năng rối rắm đó. Bạn chỉ cần chọn đúng loại dịch vụ với số lượng mà mình cần, chọn Nhà cung cấp (NCC) và kiểm tra khoảng thời gian áp dụng trước khi nhận được giá Nett, giá bán.

4. Thiếu các báo cáo quan trọng

Các khoản lãi, lỗ, lợi nhuận, số tiền đã lập hóa đơn… nằm rải rác trong hàng trăm tệp Excel không thể cho bạn cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sẽ rất khó khăn để theo dõi tiến trình phát triển hay đưa ra điều chỉnh kịp thời. Với hệ thống quản trị doanh nghiệp du lịch TravelMaster, bạn có thể nhận được tất cả các báo cáo ngay lập tức (quản lý tiền mặt, ngân sách, theo dõi hóa đơn và thanh toán, công nợ khách hàng, công nợ NCC, lợi nhuận, dòng tiền…)

Đặc biệt, bạn khó có thể đánh giá và kiểm tra chất lượng cũng như hiệu quả công việc của từng nhân viên. Ví dụ, làm thế nào để bạn biết nhân viên Sales đang gặp khó khăn khi chốt Booking với khách hàng hay đã chốt booking nhưng chưa gửi yêu cầu cho điều hành để đặt dịch vụ khi không có dữ liệu tổng quan về những gì họ làm? Bạn không thể.

5. Tổ chức kém hiệu quả

Làm việc với Excel, bạn thường xuyên phải đồng bộ dữ liệu từ máy tính này sang máy khác, chuyển đổi lưu trữ từ thư mục này sang thư mục khác. Một tin không vui nữa là Excel không có khả năng chuyển đổi nội dung sang biểu mẫu (Gửi email hay in hóa đơn của nhà cung cấp…) Trong khi bạn chỉ cần nhập dữ liệu 1 lần và quản lý tất cả từ nền tảng trung tâm, không cần nhiều hệ thống máy tính văn phòng hỗ trợ, ổ cứng cồng kềnh… bằng TravelMaster.

6. Thường mắc lỗi nhập thủ công

Quá trình nhập dữ liệu và tính toán thủ công thường dẫn đến sai lầm. Dữ liệu có thể bị hỏng do vô tình thay đổi hoặc xóa. Một tình huống mà bạn không có quyền kiểm soát có thể cực kỳ nguy hiểm cho doanh nghiệp.

7. Dữ liệu phi tập trung

Với Phần mềm TravelMaster, bạn dễ dàng quản lý tất cả danh sách khách hàng, nhà cung cấp, dịch vụ, tài liệu từ một nơi với giao diện quen thuộc. Ngoài ra, các giao dịch tài chính được hợp nhất và quản lý từ một nền tảng trung tâm, loại bỏ nhu cầu về các bảng tính Excel riêng biệt (có thể dẫn đến hỗn loạn).

8. Sự cộng tác của nhân viên kém hiệu quả

Mỗi bộ phận (đôi khi là mỗi nhân viên) thường quản lý bảng tính của riêng họ, điều này khiến cho việc hợp tác giữa các nhóm là nhiệm vụ bất khả thi. Điều này dễ dàng gây ra nhiều sự lệch lạc thông tin. Một trường hợp khác là nhiều người cùng sử dụng 1 tệp Excel nhưng ở rất nhiều thời điểm chỉ có 1 người truy cập. Phần mềm TravelMaster cung cấp cho bạn tổng quan lịch sử về mọi thứ đã được thực hiện (thay đổi gì và ai là người thay đổi). Điều này cực kỳ hữu ích nếu có nhiều người đang thực hiện cùng 1 booking, báo giá/ hành trình của khách hàng hoặc nhân sự nghỉ việc nhưng không có bàn giao hoàn chỉnh để nhân sự tiếp nhận tiếp tục công việc đó.

9. Không có dữ liệu an toàn và thiếu thông tin chi tiết về tài chính theo thời gian thực

Dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn không an toàn. Bạn phụ thuộc vào “sức khỏe” của ổ cứng và chất lượng máy tính. Trong khi đó, với hệ thống TravelMaster được vận hành bằng công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu không thể bị xóa do virus hay sự cố máy tính khác. Bạn có thể truy cập phần mềm ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian nào trên môi trường internet.

10. Quá trình ra quyết định khó khăn

Đây là “nỗi sợ hãi” đối với đa số các nhà quản lý bởi việc ra quyết định cần được hỗ trợ bởi một số dữ kiện và con số. Excel không cung cấp dấu vết hay cách thức để bạn biết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đã thay đổi như thế nào cũng như không cung cấp dữ liệu tài chính theo thời gian thực để đưa ra quyết định chính xác. Rất khó để có được thông tin chất lượng mà bạn cần để thực hiện các hành động trong tương lai. Một phần mềm du lịch sẽ giúp bạn chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có thể hành động, có thể được sử dụng để ra quyết định kinh doanh .

Tóm lại, Excel là một phương tiện khá tốt để lưu trữ lượng nhỏ dữ liệu đơn giản và nó có thể cung cấp các chức năng cơ bản cho công việc kế toán. Nhưng khi nói đến trực quan hóa dữ liệu, tạo trang tổng quan tương tác, quản lý dữ liệu không giới hạn và hỗ trợ phân tích dữ liệu theo thời gian thực thì điều đó không đủ. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có nhiều dữ liệu hơn để theo dõi và giám sát, Excel sẽ trở thành một “người ngoài cuộc” đúng nghĩa.