6 yếu tố cần có của một Phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch chuyên nghiệp

Sản phẩm, dịch vụ và nhà cung cấp là những dữ liệu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy phần mềm du lịch chuyên nghiệp phải đảm bảo có khả năng quản lý thông tin sản phẩm, dịch vụ cũng như nhà cung cấp một cách đơn giản và hiệu quả. 

Phần mềm cần cho phép người dùng số hóa, cập nhật và theo dõi mọi thông tin liên quan đến nhà cung cấp, bao gồm: loại hình nhà cung cấp, địa chỉ, thông tin liên hệ, giá Nett sản phẩm, hợp đồng, tài khoản ngân hàng, lịch sử Booking,… giúp doanh nghiệp có thể truy xuất thông tin một cách dễ dàng khi cần thiết.

Mặt khác, hãy cân nhắc chọn một phần mềm tích hợp tính năng xây dựng và phát triển thư viện Tour du lịch, cho phép người dùng tạo ra các chương trình tour chi tiết, chuyên nghiệp. Mỗi chương trình tour nên được thiết kế với đầy đủ thông tin thiết yếu như mô tả tour, lịch trình, điểm đến, thời gian khởi hành, giá cả và các dịch vụ đi kèm. Qua đó, giúp bộ phận Kinh doanh nắm bắt chính xác thông tin để bán hàng. Đồng thời, điều hành viên cũng có thể theo dõi các dịch vụ cần đặt cho tour, từ đó đảm bảo luôn sẵn sàng cho hoạt động điều hành tour. 

Một phần mềm quản trị du lịch chuyên nghiệp phải cho phép quản lý thông tin khách hàng một cách đồng bộ trên cùng một hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. 

Hệ thống này cần lưu trữ chi tiết về các thông tin liên quan đến khách hàng như: thông tin cá nhân, lịch sử tương tác, các dịch vụ đã sử dụng, các báo giá, Booking đã thực hiện,... Những dữ liệu này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện, cho phép doanh nghiệp xây dựng các chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó, hệ thống cũng nên hỗ trợ triển khai các chiến dịch chăm sóc và tiếp thị phù hợp với từng giai đoạn, hành trình mua hàng của khách hàng. Thông qua việc tiếp cận khách hàng một cách toàn diện, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả chiến dịch marketing, tối ưu trải nghiệm và cá nhân hóa hoạt động chăm sóc khách hàng. 

Trong kinh doanh du lịch, tốc độ chính là yếu tố ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì vậy, một quy trình chiết tính giá tour tự động, nhanh gọn và chuẩn xác sẽ là một lợi thế lớn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chốt đơn nhanh chóng hơn. 

Đồng thời, việc tự động hóa quy trình chiết tính Tour sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, duy trì độ chính xác của giá Tour. Qua đó, tránh được những rủi ro tài chính không đáng có liên quan đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý Booking phải được thiết lập đồng bộ trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo tất cả các bộ phận liên quan có thể truy cập và cập nhật thông tin một cách dễ dàng.

Quy trình booking cũng cần được tối ưu hóa để giúp quá trình việc diễn ra nhanh chóng, trơn tru hơn. Việc đơn giản hóa từng bước trong quy trình không chỉ tiết kiệm đáng kể thời gian cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng. Từ đó tạo ấn tượng tốt và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Ngoài ra, việc lựa chọn một phần mềm du lịch hỗ trợ xử lý linh hoạt các yêu cầu hủy Booking, thay đổi số lượng khách và điều chỉnh dịch vụ cho Booking là rất cần thiết. Tính năng này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo duy trì sự chính xác trong quản lý dữ liệu và tối ưu hóa quy trình vận hành.

Quá trình điều hành Tour của doanh nghiệp sẽ trực tiếp tác động đến trải nghiệm của khách hàng. Do đó, giai đoạn này cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp, tối ưu và mượt mà nhất.

Một quy trình điều hành tour được tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Ví dụ, Điều hành viên có thể nhận được thông báo tức thời khi Sale chuyển Booking tới, gửi mail đặt dịch vụ tự động tới nhà cung cấp hay xếp lịch xe, tài xế, hướng dẫn viên một cách nhanh chóng,...

Việc tự động hóa quy trình điều hành Tour không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ Điều hành viên mà còn đảm bảo rằng khách hàng sẽ nhận được dịch vụ chất lượng. Khi quy trình điều hành diễn ra trơn tru, khách hàng sẽ có trải nghiệm tích cực, từ đó tạo dựng lòng tin và sự trung thành đối với doanh nghiệp.

Hãy đảm bảo rằng phần mềm du lịch bạn lựa chọn được trang bị một hệ thống báo cáo và phân tích chi tiết, trực quan theo thời gian thực. Hệ thống này cần cung cấp các báo cáo chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, doanh thu, chi phí và hiệu suất bán hàng,... giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt bức tranh tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các báo cáo này có thể được phân loại theo thời gian hoặc theo từng phòng ban cụ thể, giúp nhân viên trong các bộ phận nắm bắt những thông tin cần thiết. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý trong việc theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.

Trên đây là 6 yếu tố cần có của một phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch chuyên nghiệp. Một phần mềm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn vận hành và quản trị thông minh hơn, từ đó nâng cao năng lực và phát triển bền vững.

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể lựa chọn được giải pháp quản trị du lịch hiệu quả và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.