Phần mềm điều hành tour inbound: Chức năng, lợi ích và tiêu chí lựa chọn

1. Phần mềm điều hành tour inbound là gì?

Phần mềm điều hành tour inbound là hệ thống quản trị chuyên sâu được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức, quản lý và vận hành các tour đón khách quốc tế vào Việt Nam. Giải pháp này cho phép bộ phận điều hành kiểm soát chặt chẽ dữ liệu tour, hồ sơ đoàn khách và các hạng mục dịch vụ trong một quy trình thống nhất, đảm bảo sự nhất quán và chất lượng dịch vụ trong suốt quá trình triển khai.

Điểm khác biệt của giải pháp điều hành công ty du lịch inbound nằm ở khả năng đáp ứng các nghiệp vụ có mức độ tùy chỉnh (tailor-made) cao. Nhiều tour inbound được thiết kế riêng theo nhu cầu của từng thị trường hoặc từng nhóm khách, dẫn đến danh mục dịch vụ đa dạng, thay đổi lịch trình thường xuyên và yêu cầu điều phối phức tạp hơn so với các chương trình tour cố định. Vì vậy, doanh nghiệp inbound cần một hệ thống đủ linh hoạt để theo dõi, cập nhật và kiểm soát những thay đổi này một cách chính xác và kịp thời.

Nhìn tổng thể, phần mềm điều hành tour inbound mang lại cho doanh nghiệp nền tảng vận hành phù hợp với tính chất đặc thù của loại hình tour thiết kế riêng. Hệ thống giúp chuẩn hóa quy trình, hạn chế rủi ro sai sót và tăng khả năng kiểm soát chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn ngày càng cao của du khách quốc tế.

>> Xem thêm: Phần mềm điều hành tour: 7 lợi ích hàng đầu giúp doanh nghiệp du lịch tối ưu vận hành

2. Vai trò của phần mềm điều hành tour inbound

Với đặc thù tour inbound luôn có mức độ tùy chỉnh cao và nhiều đầu mối tham gia, doanh nghiệp cần một hệ thống làm nhiệm vụ điều phối và giữ sự nhất quán trong toàn bộ quá trình triển khai tour. Vai trò của phần mềm điều hành tour inbound tập trung vào việc đảm bảo luồng thông tin, kiểm soát quy trình và duy trì sự thống nhất giữa các bộ phận.

• Giữ vai trò trung tâm trong quản lý dữ liệu tour: Toàn bộ thông tin chương trình, dịch vụ, hồ sơ khách và các thay đổi được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất. Điều hành luôn làm việc trên cùng một phiên bản dữ liệu, giảm nguy cơ sai lệch khi triển khai.

• Định hình quy trình điều hành rõ ràng: Phần mềm cung cấp một khung vận hành thống nhất cho inbound — loại hình vốn không có quy trình cố định. Nhờ đó, điều hành dễ bám sát các bước cần thực hiện và hạn chế bỏ sót đầu việc.

• Điều phối sự phối hợp giữa Sale – Điều hành Kế toán: Thông tin được bàn giao và cập nhật trên cùng một hệ thống, giúp các bộ phận nắm bắt chính xác yêu cầu cần xử lý. Việc trao đổi trở nên mạch lạc và giảm xung đột thông tin.

• Ghi nhận đầy đủ thay đổi phát sinh on-tour: Tour inbound thường phát sinh điều chỉnh. Phần mềm ghi nhận mọi thay đổi ở từng thời điểm, giúp điều hành và nhà cung cấp xử lý đúng yêu cầu và tránh hiểu nhầm.

• Hỗ trợ giám sát tiến độ triển khai dịch vụ: Mỗi hạng mục dịch vụ đều được theo dõi trạng thái, giúp doanh nghiệp kiểm soát việc thực thi trong suốt hành trình và kịp thời phát hiện điểm cần xử lý.

3. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm điều hành tour inbound

Khi đưa các nghiệp vụ điều hành tour inbound vào một hệ thống thống nhất, doanh nghiệp có thể nhìn thấy rõ hiệu quả trong quản trị, chất lượng dịch vụ và khả năng phối hợp giữa các bộ phận.

• Điều hành nắm bắt tình trạng tour nhanh chóng và rõ ràng, giúp xử lý công việc đúng thời điểm và hạn chế bỏ sót đầu việc quan trọng.

• Sai sót trong triển khai dịch vụ giảm đáng kể nhờ dữ liệu được chuẩn hóa và cập nhật nhất quán cho từng đoàn khách.

• Hiệu suất làm việc của nhân viên điều hành được cải thiện, không còn phụ thuộc nhiều vào ghi chú thủ công hay kinh nghiệm cá nhân.

• Chi phí và phát sinh được kiểm soát minh bạch, tạo thuận lợi cho việc đối soát với nhà cung cấp hoặc đối tác gửi khách.

• Trải nghiệm của khách quốc tế được nâng lên khi dịch vụ được triển khai đúng cam kết và phản hồi của họ được doanh nghiệp xử lý kịp thời.

• Doanh nghiệp dễ dàng vận hành nhiều đoàn inbound song song, nhờ quy trình rõ ràng và cơ chế theo dõi tập trung.

>> Xem thêm: 10 tính năng quan trọng của phần mềm điều hành tour

4. Chức năng cốt lõi của phần mềm điều hành công ty du lịch inbound

Mỗi phần mềm điều hành công ty du lịch inbound có khả năng đáp ứng khác nhau. Tuy nhiên, một hệ thống điều hành tour chuyên nghiệp thường cung cấp nhóm chức năng cốt lõi dưới đây để đảm bảo quá trình triển khai tour được chuẩn hóa, hiệu quả.

• Quản lý hành trình tour và bóc tách dịch vụ tự động: Phần mềm điều hành tour inbound hỗ trợ quản lý hành trình và tự động bóc tách các dịch vụ trong tour (xe, phòng, bữa ăn, vé tham quan, landtour,…).  

• Lập dự toán tour du lịch inbound: Liên thông dữ liệu NCC, dữ liệu dịch vụ du lịch và bảng giá, từ đó thiết lập bảng dự toán tour tự động.

• Đặt dịch vụ nhà cung cấp: Gửi yêu cầu đặt phòng, xe, nhà hàng, vé,… ngay từ phần mềm; theo dõi trạng thái xác nhận từng dịch vụ và lưu trữ chứng từ để đối soát.

• Quản lý danh sách đoàn khách (Guest List): Lưu trữ thông tin chi tiết của khách quốc tế như passport, quốc tịch, yêu cầu đặc thù; có thể xuất danh sách gửi cho HDV.

• Phân công hướng dẫn viên theo ngôn ngữ: Chọn HDV phù hợp theo thị trường, ngôn ngữ và lịch rảnh; xuất phiếu điều động và quản lý phiếu tạm ứng chi phí.

• Điều phối phương tiện vận chuyển: Phân bổ xe và tài xế theo lịch trình tour inbound.

• Quản lý thay đổi & phát sinh on-tour: Ghi nhận thay đổi dịch vụ, điều chỉnh lịch trình hoặc phát sinh chi phí; lưu lại lịch sử thao tác để xử lý và đối soát chính xác.

• Quản lý chi phí & quyết toán tour: Tổng hợp chi phí thực tế, so sánh với dự toán, tính toán lãi/lỗ tour và chuẩn hóa chứng từ cho bộ phận kế toán.

• Quản lý hồ sơ & chứng từ tour: Lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, trao đổi với nhà cung cấp và các tài liệu liên quan để dễ dàng tìm kiếm và phục vụ hậu kiểm.

• Báo cáo & theo dõi vận hành: Cung cấp số liệu theo ngày, theo tour, theo nhân sự hoặc theo nhà cung cấp; hỗ trợ nhà quản lý đánh giá hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ inbound.

5. Giá phần mềm điều hành công ty du lịch inbound

Giá phần mềm điều hành tour inbound thay đổi tùy theo số lượng người dùng, phạm vi tính năng và mức độ tùy chỉnh. Cấu trúc chi phí đầu tư phần mềm du lịch thường bao gồm những hạng mục sau:

• Chi phí gói phần mềm du lịch (SaaS): Phí thuê bao theo tháng hoặc năm; mức trung bình trên thị trường thường rơi vào khoảng 10-20 triệu đồng/năm cho doanh nghiệp quy mô nhỏ đến vừa (có thể tùy thuộc vào số lượng user cụ thể).

• Chi phí đào tạo và triển khai ban đầu: Một số nhà cung cấp thu thêm chi phí thiết lập hệ thống, đào tạo vận hành hoặc chuyển giao dữ liệu.

• Chi phí tùy chỉnh theo quy trình inbound: Chi phí phát sinh khi doanh nghiệp cần bổ sung tính năng riêng, tích hợp hệ thống khác hoặc mở rộng phạm vi sử dụng.

• Chi phí duy trì và nâng cấp: Bao gồm bảo trì, cập nhật tính năng và tăng dung lượng khi quy mô dữ liệu lớn dần.

6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm điều hành tour du lịch inbound phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm điều hành công ty du lịch inbound, doanh nghiệp không chỉ nhìn vào danh sách tính năng. Điều quan trọng hơn là hệ thống đó có phù hợp với mô hình vận hành, có đủ linh hoạt và có được phát triển bởi một đơn vị hiểu đúng nghiệp vụ inbound hay không. 

>> Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn Phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành

Dưới đây là các tiêu chí cốt lõi bạn cần xem xét trước khi ra quyết định.

• Năng lực và kinh nghiệm của đơn vị cung cấp: Phần mềm dành cho doanh nghiệp chuyên thị trường inbound đòi hỏi nhà cung cấp phải hiểu sâu về nghiệp vụ lữ hành. Danh sách khách hàng đã và đang sử dụng phần mềm cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn đánh giá mức độ trưởng thành của sản phẩm. Nếu các thương hiệu inbound uy tín đang sử dụng, đó là dấu hiệu hệ thống đã được kiểm chứng.

• Mức độ tùy biến và khả năng mở rộng: Mặc dù hiện tại, đa số phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch phát triển theo mô hình Saas, tuy nhiên nếu phần mềm vẫn có thể đáp ứng một số nhu cầu riêng của doanh nghiệp, đó là một điểm cộng. 

• Khả năng đồng hành và hỗ trợ trong quá trình triển khai phần mềm du lịch: Khả năng đồng hành của nhà cung cấp phần mềm du lịch quyết định trực tiếp đến việc doanh nghiệp triển khai thành công hay gặp gián đoạn. Một đơn vị đáng tin cậy cần có quy trình hỗ trợ rõ ràng, luôn sẵn sàng giải đáp và đồng hành cùng đội ngũ điều hành trong suốt quá trình sử dụng.

• Công nghệ, bảo mật và tính ổn định của hệ thống: Phần mềm điều hành tour du lịch inbound cần được xây dựng trên nền tảng công nghệ ổn định, bảo mật tốt và khả năng xử lý dữ liệu lớn theo thời gian. Một hệ thống an toàn, ít lỗi và duy trì hiệu suất cao sẽ giúp doanh nghiệp vận hành tour liên tục mà không lo gián đoạn hoặc rủi ro mất dữ liệu.

• Tổng chi phí phần mềm điều hành tour inbound: Ngoài chi phí thuê/ mua phần mềm du lịch, doanh nghiệp cần tính đến chi phí duy trì hằng năm, phí nâng cấp, phí tùy chỉnh mở rộng và những chi phí ẩn có thể phát sinh. Việc làm rõ cấu trúc giá ngay từ đầu giúp doanh nghiệp đánh giá phần mềm du lịch  nào phù hợp với ngân sách lâu dài.

7. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp nhỏ chỉ có 1–2 điều hành có cần dùng phần mềm không?

Có. Việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch mang lại rất nhiều lợi ích, trong đó giúp giảm thiểu tối đa sai sót và nâng cao hiệu suất công việc lên X2, X3. Doanh nghiệp du lịch có quy mô vừa và nhỏ hoặc siêu nhỏ khi ứng dụng phần mềm du lịch có thể nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Câu hỏi 2: Phần mềm cho doanh nghiệp du lịch inbound khác gì so với phần mềm điều hành tour thông thường?

Việc điều hành tour theo mỗi thị trường khách có sự khác biệt ít nhiều do đặc trưng văn hóa, dịch vụ, nhu cầu,... Phần mềm quản lý công ty du lịch inbound có khả năng đáp ứng nghiệp vụ điều hành tour inbound chuyên sâu (tùy chỉnh, thay đổi dịch vụ, thay đổi NCC, hủy dịch vụ, tiền tệ, đối soát dịch vụ,...) mà phần mềm điều hành tour thông thường không xử lý được.

Câu hỏi 3: Triển khai phần mềm du lịch mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào quy mô và mức độ tùy biến, thường từ 1–4 tuần đối với mô hình SaaS chuẩn hóa.

Câu hỏi 4: Có thể tích hợp phần mềm với CRM, website hoặc kế toán không?

Đa số hệ thống hiện nay hỗ trợ API hoặc kết nối với phần mềm CRM du lịch, website du lịch, phần mềm kế toán,... để đồng bộ dữ liệu.

Câu hỏi 5: Chi phí duy trì hằng năm có cao không?

Tùy chính sách từng nhà cung cấp phần mềm du lịch. Hiện tại, đa số các phần mềm du lịch được triển khai theo mô hình Saas, do đó, chi phí hàng năm thường tương ứng với chi phí gói dịch vụ phần mềm (không gồm chi phí cài đặt, đào tạo, hạ tầng.

8. Kết luận

Trên đây là bài viết “Phần mềm điều hành tour inbound: Chức năng, lợi ích và tiêu chí lựa chọn cho doanh nghiệp”, giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về cách một hệ thống công cụ điều hành tour inbound hỗ trợ doanh nghiệp triển khai tour như thế nào. Hy vọng những nội dung này sẽ hữu ích trong quá trình doanh nghiệp tìm hiểu và lựa chọn giải pháp phù hợp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một hệ thống điều hành tour du inbound chuyên nghiệp, TravelMaster là một giải pháp nên tham khảo. Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều thương hiệu inbound tại Việt Nam và quốc tế, phần mềm du lịch TravelMaster có thể trở thành nền tảng hỗ trợ bạn tối ưu vận hành và nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ một cách bền vững.