Phần mềm điều hành tour nội địa: Chức năng, lợi ích và tiêu chí lựa chọn

1. Phần mềm điều hành tour nội địa là gì?

Phần mềm điều hành tour nội địa là giải pháp giúp doanh nghiệp lữ hành quản lý toàn bộ quy trình tổ chức và triển khai tour trong nước trên một hệ thống tập trung. Phần mềm hỗ trợ xây dựng chương trình tour, tính giá, điều phối dịch vụ, phân công nhân sự, quản lý chứng từ và theo dõi chi phí – doanh thu – lợi nhuận của từng đoàn.

Thay vì phải xử lý bằng Excel, email và nhiều công cụ rời rạc, phần mềm quản lý công ty du lịch có thể kết nối xuyên suốt tất cả thông tin liên quan đến tour, nhà cung cấp, khách hàng và điều hành viên. Nhờ dữ liệu tập trung và quy trình tự động hóa (như tính giá, tạo phiếu dịch vụ, điều phối xe/HDV, cảnh báo trùng lịch…), doanh nghiệp giảm thao tác lặp lại, hạn chế sai sót và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý công việc. 

Đây chính là giải pháp tối ưu giúp đội ngũ điều hành nâng cao hiệu suất và tăng tính nhất quán khi vận hành tour nội địa.

>> Xem thêm: Phần mềm điều hành tour: 7 lợi ích hàng đầu giúp doanh nghiệp du lịch tối ưu vận hành

2. Vai trò của phần mềm điều hành tour nội địa

Phần mềm điều hành tour du lịch nội địa giữ vai trò như một “trung tâm vận hành” giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động tổ chức tour trong nước. Cụ thể:

• Chuẩn hóa quy trình vận hành: Thiết lập quy trình thống nhất từ xây dựng tour, báo giá, điều phối đến quyết toán. Mọi điều hành viên làm việc theo cùng một chuẩn, đảm bảo tính nhất quán giữa các đoàn.

• Kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: Sale – điều hành – kế toán – chăm sóc khách hàng được liên kết bằng một luồng dữ liệu chung, giảm tình trạng “mỗi bộ phận một file”.

• Tập trung hóa thông tin và hồ sơ tour: Toàn bộ thông tin về dịch vụ, lịch trình, nhà cung cấp, booking, chứng từ đều được lưu trên một hệ thống duy nhất, dễ theo dõi và đối soát.

• Kiểm soát và giám sát hoạt động theo thời gian thực: Quản lý theo dõi được tình trạng từng đoàn, tình trạng dịch vụ, tiến độ xử lý công việc của điều hành viên.

• Tạo nền tảng cho việc mở rộng quy mô: Khi quy trình và dữ liệu đã chuẩn hóa, doanh nghiệp dễ dàng tăng số lượng tour hoặc mở chi nhánh mà không phải tăng nhân sự tương ứng.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm điều hành tour nội địa

Việc ứng dụng phần mềm điều hành tour nội địa mang lại cho doanh nghiệp lữ hành nhiều lợi ích thiết thực. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, đảm bảo tính chính xác trong điều phối dịch vụ và cải thiện hiệu suất của đội ngũ điều hành, đặc biệt khi số lượng đoàn tăng hoặc bước vào mùa cao điểm.

• Rút ngắn thời gian xử lý công việc: Tự động hóa các bước như tính giá tour, tạo phiếu dịch vụ, kiểm tra lịch trống, lịch xe, lịch HDV giúp điều hành viên tiết kiệm thời gian lên tới 40%.

• Hạn chế sai sót trong báo giá và điều phối dịch vụ: Dữ liệu giá dịch vụ và booking được cập nhật theo thời gian thực, giúp giảm nhầm lẫn, tránh trùng lịch và hạn chế phát sinh chi phí.

• Tăng năng suất và hiệu suất của đội điều hành: Khi quy trình được chuẩn hóa và công việc được hỗ trợ bởi tự động hóa, một điều hành viên có thể quản lý nhiều đoàn hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng của tour, trải nghiệm của khách.

• Kiểm soát chi phí – doanh thu – lợi nhuận minh bạch: Hệ thống cung cấp số liệu rõ ràng về chi phí dự kiến – chi phí thực tế – doanh thu – lợi nhuận theo từng đoàn, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả tour.

• Cải thiện chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng: Điều phối chính xác, phản hồi nhanh và hạn chế sai sót trong quá trình phục vụ giúp nâng cao trải nghiệm của khách đoàn.

• Giảm phụ thuộc vào cá nhân: Dữ liệu và quy trình được chuẩn hóa trên hệ thống giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi thay đổi nhân sự, đồng thời đảm bảo tính kế thừa trong vận hành tour.

4. Chức năng cốt lõi của phần mềm điều hành tour nội địa

Phần mềm điều hành tour nội địa được xây dựng để hỗ trợ toàn bộ quy trình tổ chức và triển khai tour trong nước. Các chức năng cốt lõi dưới đây giúp doanh nghiệp vận hành tour chính xác, nhất quán và giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.

>> Xem thêm: 10 tính năng quan trọng của phần mềm điều hành tour

Quản lý hệ thống Tour du lịch

• Xây dựng chương trình tour, lịch trình chi tiết, giá bán theo từng nhóm khách.

• Quản lý nhiều phiên bản tour theo mùa, dịp lễ hoặc theo chính sách nhà cung cấp.

• Dễ dàng nhân bản hoặc điều chỉnh nội dung tour khi có thay đổi.

Báo giá – tính giá tour tự động

Tự động tính giá tour dựa trên danh sách dịch vụ, số lượng khách và bảng giá đối tác.

Đặt dịch vụ và quản lý trạng thái dịch vụ

• Gửi yêu cầu đặt dịch vụ (xe, khách sạn, nhà hàng, vé tham quan…) tự động tới Nhà cung cấp trực tiếp trên hệ thống.

• Theo dõi trạng thái: chờ xác nhận, đã xác nhận, từ chối, cần thay thế.

• Lưu lịch sử làm việc với nhà cung cấp cho từng dịch vụ.

Quản lý thay đổi và hủy dịch vụ

• Ghi nhận thay đổi dịch vụ do khách hoặc nhà cung cấp yêu cầu.

• Cập nhật chi phí phát sinh hoặc phí hủy theo chính sách.

• Tự động đồng bộ lại chi phí tour để điều hành viên kiểm soát kịp thời.

Điều hành xe - Điều hành Hướng dẫn viên

• Sắp xếp lịch xe, lịch HDV, điều hành viên dựa trên lịch trống – lịch bận.

• Hạn chế trùng lịch nhờ cảnh báo thông minh.

• Gửi thông báo tự động cho nhân sự liên quan khi có phân công mới.

Quản lý hồ sơ – chứng từ tour

• Lưu trữ hợp đồng, phiếu dịch vụ, danh sách đoàn, xác nhận đặt dịch vụ.

• Dễ dàng xuất/tra cứu chứng từ khi cần đối soát hoặc thanh toán.

• Giảm thất lạc thông tin do lưu file rời rạc.

Quyết toán tour

• Tổng hợp đầy đủ chi phí thực tế sau tour, bao gồm phát sinh, phí hủy, phí thay đổi.

• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.

• Chốt lợi nhuận cuối cùng để báo cáo và lưu hồ sơ đoàn.

Kiểm soát chi phí – doanh thu – lợi nhuận

• Theo dõi chi phí dự kiến và chi phí thực tế theo thời gian thực.

• Tự động hiển thị lợi nhuận gộp của từng đoàn.

• Hỗ trợ ban quản lý đánh giá hiệu quả tour nội địa theo từng thời điểm.

Quản lý đánh giá của du khách

• Thu thập phản hồi từ khách sau tour qua biểu mẫu hoặc link khảo sát.

• Ghi nhận điểm đánh giá theo đoàn, theo HDV, theo chất lượng dịch vụ.

• Hỗ trợ cải thiện sản phẩm tour và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Báo cáo vận hành và phân tích hiệu quả

• Báo cáo theo tour, theo khách, theo đối tác hoặc theo điều hành viên.

• Phân tích tần suất sử dụng nhà cung cấp và hiệu suất nhân sự.

• Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định tối ưu sản phẩm nội địa trong dài hạn.

5. Giá phần mềm điều hành tour nội địa

Chi phí phần mềm điều hành tour nội địa trên thị trường hiện nay thường được triển khai theo mô hình SaaS (Software-as-a-Service) – trả phí theo tháng hoặc theo năm dựa trên số lượng người dùng và các module chức năng. Đây là mô hình phổ biến nhờ chi phí khởi điểm thấp, dễ triển khai và cập nhật liên tục. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp vẫn hỗ trợ mô hình On-Premise cho doanh nghiệp có yêu cầu đặc thù về bảo mật hoặc tích hợp sâu.

Mức giá phần mềm quản trị công ty du lịch thường dao động từ 10-20 triệu mỗi năm, tùy quy mô và nhu cầu vận hành của từng doanh nghiệp lữ hành.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí phần mềm điều hành tour nội địa

• Số lượng người dùng (user): Càng nhiều tài khoản sử dụng thì chi phí càng tăng tương ứng.

• Phạm vi module chức năng: Gói cơ bản có chi phí thấp hơn so với gói mở rộng hoặc nâng cao.

• Yêu cầu tùy chỉnh theo đặc thù: Những nhu cầu tùy biến quy trình, báo cáo hoặc tích hợp hệ thống khác sẽ làm tăng chi phí.

• Chi phí triển khai và đào tạo: Một số nhà cung cấp tính phí đào tạo, nhập dữ liệu hoặc hỗ trợ triển khai ban đầu.

• Chi phí duy trì hằng năm: Bao gồm bản quyền, nâng cấp tính năng, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.

Giá phần mềm điều hành tour nội địa thay đổi theo mô hình triển khai, quy mô user và nhu cầu chức năng. Doanh nghiệp nên mô tả rõ quy trình vận hành để nhận báo giá phù hợp và tối ưu nhất từ các nhà cung cấp phần mềm du lịch.

6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm điều hành công ty du lịch nội địa

Việc lựa chọn phần mềm điều hành tour phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu suất của đội ngũ điều hành. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng doanh nghiệp nên xem xét trước khi quyết định triển khai.

• Phù hợp với mô hình và nghiệp vụ nội địa: Hỗ trợ đầy đủ các loại tour nội địa như tour đoàn, tour ghép, tour đặt theo yêu cầu, cũng như các nghiệp vụ đặc thù như đặt dịch vụ, thay đổi – hủy dịch vụ và quyết toán sau tour.

• Giao diện dễ sử dụng – quy trình linh hoạt: Phần mềm du lịch nên có giao diện trực quan, thao tác rõ ràng, dễ làm quen.

• Mức độ tự động hóa cao: Khả năng tự động hóa càng cao càng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian xử lý, nâng cao hiệu suất và tính chính xác.

• Khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp: Mỗi công ty có quy trình riêng, vì vậy phần mềm có thể hỗ trợ tùy chỉnh biểu mẫu, báo cáo, quy trình hoặc một số trường thông tin để phù hợp với hoạt động thực tế.

• Khả năng kết nối và đồng bộ dữ liệu: Phần mềm du lịch nên có khả năng tích hợp với Hệ thống CRM du lịch, website du lịch, Phần mềm kế toán,... giúp các bộ phận làm việc liền mạch và hạn chế sai sót.

• Bảo mật dữ liệu và phân quyền rõ ràng: Cơ chế phân quyền theo vai trò, nhật ký thao tác và bảo mật dữ liệu tốt để đảm bảo an toàn thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, chi phí và chứng từ.

• Hiệu suất – độ ổn định của hệ thống: Đặc biệt trong mùa cao điểm, phần mềm du lịch phải đảm bảo tốc độ xử lý nhanh, ổn định, hạn chế lỗi hệ thống và đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn.

• Hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo sử dụng: Có quy trình training, tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và sự đồng hành trong quá trình vận hành thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm hiệu quả hơn và giảm rủi ro trong giai đoạn đầu.

7. Phần mềm TravelMaster - Giải pháp điều hành tour nội địa

TravelMaster là phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch được phát triển cho thị trường Việt Nam. Trong đó, module điều hành tour nội địa được thiết kế theo đúng nghiệp vụ thực tế của các công ty lữ hành. Hệ thống đóng vai trò như một trung tâm vận hành, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ thông tin tour, dịch vụ, nhà cung cấp và chi phí trên một nền tảng thống nhất.

Phần mềm TravelMaster tập trung giải quyết những vấn đề cốt lõi mà doanh nghiệp lữ hành nội địa thường gặp:

• Giảm sai sót và tăng tính nhất quán khi điều hành nhiều đoàn cùng lúc.

• Tối ưu thời gian xử lý công việc nhờ tự động hóa các bước thủ công.

• Kiểm soát chi phí – lợi nhuận rõ ràng, giúp quản lý nhanh chóng đánh giá hiệu quả từng tour.

• Tăng chất lượng phối hợp liên phòng ban, nhờ dữ liệu đồng bộ giữa điều hành – sale – kế toán.

• Cải thiện trải nghiệm khách thông qua theo dõi đánh giá sau tour và xử lý phát sinh kịp thời.

Sự khác biệt của Phần mềm điều hành tour du lịch TravelMaster được thể hiện qua:

• Đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ lữ hành nội địa chuyên sâu, đặc thù vận hành của doanh nghiệp Việt Nam.

• Hỗ trợ triển khai chuyển đổi số theo quy trình chuẩn, phù hợp với cả doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, nhỏ và vừa và doanh nghiệp có quy mô lớn.

• Khả năng mở rộng tích hợp với website du lịch, phần mềm CRM du lịch, phần mềm kế toán, công cụ marketing automation,... hình thành 1 hệ sinh thái công nghệ du lịch toàn diện, giúp tối ưu mọi hoạt động của doanh nghiệp.

• Đội ngũ triển khai phần mềm TravelMaster am hiểu nghiệp vụ du lịch, luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình triển khai.

• Lựa chọn linh hoạt về mô hình triển khai: SaaS hoặc On-Premise tùy yêu cầu hạ tầng và bảo mật.

Những yếu tố này giúp Phần mềm du lịch TravelMaster được hàng ngàn thương hiệu du lịch hàng đầu Việt Nam lựa chọn và tin dùng.

8. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Phần mềm điều hành tour nội địa có giá bao nhiêu?

Giá phần mềm thay đổi tùy theo số lượng người dùng, module chức năng và mô hình triển khai. Nhiều giải pháp SaaS trên thị trường có mức chi phí từ vài triệu đến vài chục triệu đồng mỗi năm. Ví dụ, chi phí phần mềm du lịch TravelMaster chỉ từ hơn 1 triệu đồng/tháng cho 5 user.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp nhỏ có cần sử dụng phần mềm điều hành tour không?

Có. Doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn khi quản lý bằng Excel hoặc công cụ thủ công, dễ sai sót trong báo giá và điều phối dịch vụ. Phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất – đặc biệt khi số lượng đoàn tăng.

Câu hỏi 3: Phần mềm có hỗ trợ xử lý thay đổi hoặc hủy dịch vụ không?

Hiện nay, chỉ một ít phần mềm điều hành tour như phần mềm TravelMaster có thể hỗ trợ ghi nhận thay đổi, hủy dịch vụ và tính toán chi phí phát sinh. 

Câu hỏi 4: Việc triển khai phần mềm mất bao lâu?

Thời gian triển khai tùy vào mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Các phần mềm theo mô hình SaaS thường triển khai nhanh, thường từ 2-3 tuần. Doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc quy trình đặc thù có thể cần thời gian dài hơn.

Câu hỏi 5: Lưu trữ dữ liệu trên phần mềm du lịch mô hình Saas có đảm bảo bảo mật không?

Các phần mềm du lịch uy tín thường sử dụng cơ chế phân quyền, mã hóa và sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp nên ưu tiên nhà cung cấp có chính sách bảo mật rõ ràng và hạ tầng lưu trữ ổn định.

Câu hỏi 8: Có thể dùng phần mềm trên điện thoại không?

Tùy từng nhà cung cấp, một số phần mềm hỗ trợ giao diện web responsive hoặc ứng dụng mobile dành cho bộ phận Sale hoặc quản lý cần theo dõi tình trạng kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

9. Kết luận

Phần mềm điều hành tour nội địa đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp lữ hành chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất vận hành. Với sự hỗ trợ của công nghệ, các công ty có thể quản lý tour, dịch vụ, chi phí và đánh giá khách hàng một cách thống nhất, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh.

Mỗi doanh nghiệp có quy mô và nghiệp vụ khác nhau, vì vậy việc lựa chọn phần mềm phù hợp cần dựa trên nhu cầu thực tế và mục tiêu phát triển dài hạn. Phần mềm du lịch TravelMaster là một trong những giải pháp đang được nhiều doanh nghiệp lữ hành nội địa lựa chọn nhờ khả năng đáp ứng tốt quy trình vận hành và chi phí triển khai linh hoạt.

Doanh nghiệp có thể tham khảo, trải nghiệm thử và đối chiếu với quy trình hiện tại để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình.