Phần mềm điều hành tour outbound: Chức năng, lợi ích và tiêu chí lựa chọn

1. Phần mềm điều hành tour outbound là gì?

Phần mềm điều hành tour outbound là một giải pháp công nghệ chuyên biệt được thiết kế để giúp các công ty du lịch quản lý, vận hành và tự động hóa các quy trình tổ chức tour đưa khách đi du lịch nước ngoài (Outbound).

Thay vì vận hành bằng file rời hoặc trao đổi thủ công, phần mềm tạo ra một không gian làm việc tập trung, nơi mọi dữ liệu về tour outbound được tổ chức khoa học, dễ truy xuất và dễ phối hợp giữa các bộ phận. Đội ngũ điều hành nắm được trạng thái công việc, luồng xử lý và các thông tin liên quan đến đoàn khách trong suốt quá trình triển khai tour. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ, giảm sai sót và đảm bảo mỗi tour được thực hiện theo đúng chuẩn mà công ty đã xây dựng.

Nói cách khác, đây là giải pháp số hóa quy trình điều hành tour outbound, cung cấp cái nhìn rõ ràng về công việc cần làm, ai chịu trách nhiệm và mức độ hoàn thành của từng bước trong quá trình tổ chức tour.

>> Xem thêm: 10 tính năng quan trọng của phần mềm điều hành tour

2. Vai trò của phần mềm điều hành tour outbound

Phần mềm điều hành tour outbound giữ vai trò như một hệ thống điều phối trung tâm, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công việc liên quan đến mỗi chương trình outbound theo một quy trình thống nhất. 

• Tối ưu quy trình điều hành tour outbound.

• Kiểm soát chất lượng dịch vụ cung cấp, đảm bảo trải nghiệm khách hàng theo đúng cam kết.

• Tập hợp và tổ chức dữ liệu tour vào một hệ thống chung, làm nền tảng cho việc theo dõi và điều phối.

• Tạo dòng thông tin xuyên suốt giữa Sales, Điều hành và Kế toán trong toàn bộ quá trình triển khai tour.

• Giữ cho quy trình diễn ra liên tục khi có nhiều người cùng tham gia hoặc khi thay đổi nhân sự phụ trách tour.

• Làm khung tham chiếu để doanh nghiệp kiểm soát mức độ tuân thủ quy trình và chất lượng triển khai nghiệp vụ outbound.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm điều hành tour outbound

Việc điều hành tour outbound thường liên quan đến nhiều đầu việc, nhiều bộ phận và nhiều thông tin rời rạc. Khi được hỗ trợ bởi phần mềm chuyên dụng, doanh nghiệp có thể xử lý công việc nhanh hơn, hạn chế sai lệch dữ liệu và kiểm soát chi phí tốt hơn. Những lợi ích thể hiện rõ nhất gồm:

• Giảm sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ và thông tin đoàn, nhờ dữ liệu được cập nhật tập trung và nhất quán.

• Rút ngắn thời gian điều hành, do các bước nghiệp vụ được sắp xếp rõ ràng và dễ theo dõi hơn so với xử lý thủ công.

• Dễ dàng kiểm soát chi phí và hạn chế chênh lệch thông tin, đặc biệt khi phối hợp với nhiều đối tác quốc tế.

• Tăng khả năng phản hồi kịp thời, vì đội điều hành nắm được trạng thái công việc và những phần cần xử lý gấp.

• Tạo trải nghiệm phục vụ ổn định cho khách hàng, nhờ quy trình vận hành ít bị gián đoạn hoặc sai lệch thông tin.

• Giảm phụ thuộc vào cá nhân, giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng vận hành ngay cả khi có thay đổi nhân sự.

• Hỗ trợ nhà quản lý theo dõi hiệu quả vận hành, từ đó đưa ra điều chỉnh kịp thời cho từng tour hoặc từng thị trường outbound.

Những lợi ích này giúp doanh nghiệp outbound vận hành ổn định, kiểm soát chi phí hiệu quả và đảm bảo sự nhất quán trong chất lượng dịch vụ.

>> Xem thêm: Phần mềm điều hành tour: 7 lợi ích hàng đầu giúp doanh nghiệp du lịch tối ưu vận hành

4. Chức năng cốt lõi của phần mềm điều hành tour outbound

Trong hoạt động outbound, đội điều hành phải quản lý nhiều nguồn thông tin khác nhau và phối hợp liên tục với khách hàng, đối tác nước ngoài và các bộ phận nội bộ. Phần mềm điều hành tour outbound tập trung hỗ trợ các nghiệp vụ này bằng cách tổ chức dữ liệu, theo dõi trạng thái xử lý và giúp điều hành nắm rõ những hạng mục cần hoàn thiện cho từng tour. 

Dưới đây là một số chức năng chính của phần mềm điều hành tour outbound chuyên nghiệp:

• Quản lý Series Booking & Thông tin đoàn: Lưu trữ tập trung lịch khởi hành, số lượng chỗ (allotment), hành trình chi tiết và các yêu cầu đặc biệt của đoàn khách.

• Quản lý danh sách đoàn và hồ sơ của khách: Theo dõi chi tiết tình trạng hộ chiếu, danh mục hồ sơ cần bổ sung và tự động nhắc nhở các mốc thời hạn chốt danh sách (deadline visa/manifest).

• Quản lý danh sách đối tác quốc tế (Land Operator): Ghi nhận báo giá, lưu trữ lịch sử phản hồi và quản lý trạng thái xác nhận dịch vụ trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch quốc tế trên hệ thống.

• Quản lý dịch vụ vé máy bay: Theo dõi chặt chẽ các mốc giữ chỗ, hạn xuất vé , hạn thanh toán và cập nhật kịp thời các thay đổi về hành trình từ hãng hàng không.

• Điều phối Tour Leader & Nhân sự đi đoàn: Phân công Tour Leader, ghi nhận lịch làm việc và quản lý trách nhiệm cụ thể của từng nhân sự tham gia vận hành đoàn.

• Hệ thống Checklist triển khai tour tự động: Quản lý các đầu việc quan trọng như gửi danh sách chia phòng (Rooming list), chốt dịch vụ với Land tour, xác nhận giờ bay... đảm bảo không bỏ sót bước nghiệp vụ nào trước giờ khởi hành.

• Quản trị tài chính & Đối soát ngoại tệ: Ghi nhận và theo dõi các khoản thanh toán cho đối tác quốc tế, chi phí phát sinh tại nước ngoài và các khoản tạm ứng/hoàn ứng của Tour Leader.

• Tổng hợp dữ liệu & Quyết toán tour: Tự động tập hợp mọi chi phí thực tế để đối soát và xuất báo cáo quyết toán lãi/lỗ của tour, giúp doanh nghiệp kiểm soát biên lợi nhuận chính xác sau mỗi chuyến đi.

5. Giá phần mềm điều hành công ty du lịch outbound

Giá phần mềm điều hành tour outbound thường không cố định mà được xây dựng dựa trên mô hình sử dụng thực tế của doanh nghiệp. Do đặc thù outbound liên quan đến nhiều bước xử lý, nhiều phòng ban tham gia và nhu cầu theo dõi dữ liệu đa chiều, mức phí sẽ thay đổi theo quy mô vận hành và phạm vi chức năng mà doanh nghiệp cần triển khai.

Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá bao gồm:

• Số lượng người dùng (User License): Doanh nghiệp outbound thường có Sales, Điều hành, Kế toán và đôi khi cả bộ phận vé hoặc visa cùng tham gia hệ thống, nên chi phí sẽ thay đổi theo số lượng tài khoản cần kích hoạt.

• Số module nghiệp vụ cần áp dụng: Với công ty outbound, các module liên quan đến landtour, vé máy bay, hồ sơ khách, đối tác quốc tế hoặc quyết toán tour có thể làm mức giá khác nhau tùy mức độ sử dụng.

• Quy mô và tần suất vận hành: Doanh nghiệp xử lý nhiều Series Booking, nhiều đoàn đồng thời hoặc số lượng booking lớn thường cần gói cao hơn để đảm bảo hiệu suất hệ thống.

• Nhu cầu tùy chỉnh quy trình: Một số công ty outbound có quy trình nội bộ riêng, cần tinh chỉnh workflow, checklist hoặc biểu mẫu — đây là yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí triển khai ban đầu.

• Tích hợp với hệ thống khác: Kết nối phần mềm điều hành với phần mềm kế toán, hệ thống vé máy bay, CRM du lịch hoặc website du lịch,... sẽ tạo thêm chi phí tích hợp tùy mức độ phức tạp.

• Hình thức triển khai (Cloud/SaaS hay On-premise): Với đa số doanh nghiệp outbound, mô hình Cloud/SaaS thường phổ biến và tiết kiệm hơn; triển khai on-premise thường có mức chi phí cao hơn do yêu cầu hạ tầng riêng.

Nhìn chung, chi phí phần mềm điều hành outbound thường được chia thành phí triển khai ban đầu (onboarding, thiết lập quy trình, đào tạo) và phí duy trì hằng năm hoặc theo gói user/tháng. Mức chi phí cần được tính dựa trên nhu cầu thực tế và mức độ phức tạp của hệ thống vận hành của mỗi doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp muốn có mức báo giá phần mềm điều hành tour chính xác, cách tốt nhất là xác định rõ quy mô vận hành, số module cần dùng và số lượng đoàn outbound mỗi tháng để nhà cung cấp đưa ra gói phù hợp.

6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm điều hành công ty du lịch outbound

Việc lựa chọn phần mềm điều hành công ty du lịch phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp outbound, bởi mỗi nhà cung cấp sẽ đáp ứng mức độ nghiệp vụ khác nhau. Do đó, thay vì chỉ nhìn vào giá phần mềm du lịch hoặc số lượng tính năng, doanh nghiệp cần đánh giá giải pháp dựa trên khả năng hỗ trợ đúng quy trình outbound, mức độ linh hoạt và khả năng đáp ứng các yêu cầu thực tế trong quá trình triển khai tour. 

Một số tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần mềm điều hành công ty du lịch outbound:

• Khả năng đáp ứng đúng nghiệp vụ outbound, bao gồm quản lý hồ sơ khách, theo dõi tiến trình visa/manifest và phối hợp với landtour quốc tế.

• Luồng thao tác rõ ràng, phù hợp với cách làm việc thực tế của đội Điều hành để không tạo thêm gánh nặng xử lý.

• Mức độ linh hoạt trong thiết lập quy trình, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh checklist, biểu mẫu và workflow theo từng thị trường outbound.

• Khả năng kết nối với các hệ thống liên quan, như hệ thống vé máy bay, phần mềm kế toán, phần mềm CRM du lịch,... giúp dữ liệu được luân chuyển liền mạch.

• Cơ chế bảo mật và phân quyền chi tiết, đảm bảo an toàn dữ liệu.

• Năng lực theo dõi chi phí và đối soát minh bạch, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát thanh toán với đối tác nước ngoài và các khoản tạm ứng trong tour.

• Hiệu suất xử lý ổn định khi mở rộng quy mô, đặc biệt khi doanh nghiệp vận hành nhiều đoàn song song hoặc tăng sản lượng outbound.

• Đội ngũ triển khai am hiểu lữ hành, đủ năng lực hướng dẫn, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành.

7. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1. Doanh nghiệp outbound có nhất thiết phải dùng phần mềm điều hành không?

Việc sử dụng phần mềm quản trị và điều hành công ty du lịch mang lại rất nhiều lợi ích về mặt hiệu suất, hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp outbound nên cân nhắc để sử dụng trong bối cảnh chuyển đổi số du lịch diễn ra mạnh mẽ hiện nay.

Câu hỏi 2. Phần mềm điều hành outbound sử dụng có phức tạp không?

Không. Các hệ thống hiện nay được thiết kế theo quy trình vận hành thực tế, nên nhân sự điều hành, sales hay kế toán đều có thể tiếp cận nhanh và sử dụng thành thạo trong thời gian ngắn.

Câu hỏi 3. Doanh nghiệp có phải thay đổi quy trình để phù hợp phần mềm du lịch không?

Thông thường là không. Phần mềm du lịch SaaS cho phép tùy chỉnh mức độ vừa đủ để phù hợp với cách vận hành đang có của doanh nghiệp. Quy trình vận hành trên phần mềm du lịch tối ưu hơn và hiệu quả hơn nhờ khả năng liên thông dữ liệu và tự động một số quy trình.

Câu hỏi 4. Chi phí phần mềm điều hành tour outbound được tính như thế nào?

Chi phí phụ thuộc vào số lượng người dùng, mức độ phức tạp của workflow và thời gian sử dụng. Mô hình SaaS giúp doanh nghiệp chỉ trả phí theo gói dịch vụ sử dụng, thường khá rẻ. Ví dụ, giá phần mềm du lịch TravelMaster chỉ hơn 1 triệu/ tháng cho 5 người dùng.

Câu hỏi 5. Triển khai phần mềm quản lý công ty du lịch mất bao lâu?

Với mô hình SaaS, thời gian triển khai thường từ 1-3 tháng, tuỳ thuộc vào khả năng tiếp cận và năng lực của đội ngũ nhân viên.

Câu hỏi 6. Phần mềm có phù hợp cho doanh nghiệp outbound quy mô vừa và nhỏ không?

Có. Ngay cả doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ hay siêu nhỏ đều có thể sử dụng phần mềm du lịch và càng phải dùng để nâng cao hiệu suất và giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình vận hành. 

Câu hỏi 7. Dữ liệu khách hàng và hồ sơ của công ty có được bảo mật không?

Có. Các hệ thống SaaS hiện nay đều có cơ chế phân quyền, bảo mật dữ liệu và sao lưu tự động để đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.

Câu hỏi 8. Nhân sự điều hành có cần kỹ năng công nghệ cao để sử dụng phần mềm không?

Không. Phần mềm được xây dựng dựa trên nghiệp vụ lữ hành, nên nhân sự quen việc điều hành sẽ sử dụng được mà không cần kỹ năng IT chuyên sâu.

8. Kết luận

Trên đây là bài viết “Phần mềm điều hành tour outbound: Chức năng, lợi ích và tiêu chí lựa chọn”, giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ hơn về vai trò của phần mềm trong việc chuẩn hóa quy trình và giảm rủi ro trong vận hành.  

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm du lịch TravelMaster như một giải pháp hỗ trợ vận hành tour outbound nhờ khả năng bám sát nghiệp vụ lữ hành và cấu trúc quy trình rõ ràng. Một hệ thống điều hành tour chuyên nghiệp như TravelMaster sẽ trở thành nền tảng quan trọng để doanh nghiệp outbound duy trì chất lượng dịch vụ và mở rộng thị trường một cách bền vững.