Tiêu chí lựa chọn Phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành

Tiêu chí dựa trên nhu cầu và quy mô doanh nghiệp

Phần mềm du lịch phù hợp với quy mô của doanh nghiệp

Khi đánh giá và lựa chọn phần mềm quản trị phù hợp cho một Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành, quy mô hoạt động của công ty đóng vai trò quyết định quan trọng. Đối với các công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc lựa chọn phần mềm nên tập trung cung cấp đầy đủ, tinh gọn các tính năng cơ bản như phân hệ dành cho nhân viên sales, điều hành tour, kế toán và quản lý.

Đối với các doanh nghiệp du lịch có quy mô lớn hơn, việc lựa chọn phần mềm cần phải xem xét đến khả năng tùy chỉnh, tích hợp linh hoạt để đáp ứng được quy trình và nhu cầu phức tạp hơn. Doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn các đơn vị cung cấp trong nước vì sẽ dễ dàng đáp ứng yêu cầu chỉnh sửa, tùy biến so với các đơn vị nước ngoài.

Phần mềm đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp

Phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành hiện nay có thể là cả một hệ thống bao gồm rất nhiều tính năng khác nhau. Do đó, để lựa chọn một giải pháp phù hợp nhất, trước hết bạn cần phải xác định lại nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Để làm được điều này, hãy tự đặt và trả lời những câu hỏi như:

• Bạn có cần tìm kiếm thêm thật nhiều khách hàng tiềm năng (lead generation) không? Nếu có, bạn nên tập trung vào những phần mềm quản trị hỗ trợ hoạt động thu thập và khai thác dữ liệu của người dùng.

• Quy trình bán hàng của bạn có hay gặp phải trục trặc không? Nếu có, bạn cần một phần mềm quản trị mạnh mẽ trong tác vụ tổng hợp và phân tích dữ liệu, qua đó tìm ra nút thắt để tháo gỡ kịp thời.

• Bạn có cần truy cập và tương tác với dữ liệu khách hàng dễ dàng hơn không? Nếu có, những phần mềm cung cấp tính năng quản lý quan hệ khách hàng chuyên sâu sẽ là lời giải bạn đang tìm kiếm.

• Bạn có muốn tăng hiệu quả làm việc giữa các bộ phận của mình không? Nếu có, hãy tìm kiếm một phần mềm có khả năng tự động hóa càng nhiều quy trình thủ công càng tốt.

• Việc quản lý các nguồn thông tin nhà cung cấp, khách hàng không hiệu quả, thường xuyên xảy ra nhầm lẫn, mất mát thông tin. Nếu có, giải pháp dành cho bạn là những phần mềm số hóa dữ liệu thông minh hỗ trợ lưu trữ, quản lý và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Các vấn đề nan giải trong vận hành & quản trị doanh nghiệp du lịch

Xác định ngân sách đầu tư có thể đáp ứng

Bạn cần phải xác định rõ ngân sách đầu tư của doanh nghiệp mình cho phần mềm là bao nhiêu, để từ đó lựa chọn phần mềm và gói dịch vụ phù hợp theo nhu cầu thực tế. Khi tham khảo hay ký hợp đồng mua phần mềm, bên cạnh chi phí duy trì sử dụng phần mềm theo tháng, bạn cũng cần yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin về các khoản chi phí có thể phát sinh thêm trong quá trình sử dụng. Ví dụ như phí nâng cấp, phí bảo trì, phí đào tạo sử dụng,...

Hiện nay, giá phần mềm du lịch không quá cao bởi sự cạnh tranh của nhiều thương hiệu và phần lớn do mô hình hoạt động phần mềm dạng dịch vụ (Software as a service). Thậm chí, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí chưa tới 1 cốc cafe mỗi ngày cho việc sử dụng phần mềm du lịch.

Tuy nhiên, bạn cũng không nên ham rẻ mà chọn phần mềm hỗ trợ quá ít tính năng hoặc giao diện kém linh hoạt. Cũng đừng nghĩ rằng sản phẩm đắt nhất mới là tốt nhất mà “vung tay quá trán” bỏ ra số tiền một số tiền lớn, trong khi ngân sách của công ty chưa cho phép.

Xem thêm: Nên đầu tư thế nào cho một Phần mềm Du Lịch?

Tiêu chí dựa trên chất lượng sản phẩm phần mềm du lịch

Năng lực của đơn vị cung cấp phần mềm

Hãy đảm bảo đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành cho bạn là một nhà cung cấp có uy tín. Có thể xét đến một số tiêu chí như:

• Kinh nghiệm và lịch sử hoạt động: Nhà cung cấp phần mềm đã hoạt động bao lâu trong công nghệ du lịch và đã phục vụ được bao nhiêu Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành. Kinh nghiệm và lịch sử hoạt động là yếu tố quan trọng cho thấy sự ảnh hưởng và uy tín của nhà cung cấp.

• Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng: Xem xét đánh giá, nhận xét từ các doanh nghiệp du lịch đã sử dụng phần mềm của nhà cung cấp. Phản hồi tích cực và mức độ hài lòng của khách hàng là một chỉ số quan trọng cho thấy chất lượng dịch vụ sử dụng phần mềm được đảm bảo

• Quy trình làm việc của nhân viên: Bạn có thể đánh giá được mức độ uy tín, chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp thông qua việc quan sát quy trình làm việc và phục vụ khách hàng ngay từ những giai đoạn tiếp cận đầu tiên. Hãy xem cách họ tư vấn, hỗ trợ và giải đáp mọi khó khăn của khách hàng có thể hiện được sự chuyên nghiệp và tận tâm hay không.

Dễ dàng thao tác và sử dụng

Mong muốn của nhiều doanh nghiệp khi triển khai phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành là dễ sử dụng và nhanh chóng đưa vào ứng dụng thực tiễn. Nếu không, chi phí đầu tư ban đầu có thể vượt quá ngân sách hoặc làm giảm ROI dự kiến. Thậm chí nhân viên trực tiếp sử dụng có thể không chấp nhận hoặc đón nhận phần mềm với tinh thần chống đối, chỉ sử dụng được một thời gian rồi sau đó bỏ không.

Khi tìm hiểu, nghiên cứu các phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch trên thị trường, bạn cần quan sát giao diện thật kỹ lưỡng. Trải nghiệm các tính năng để xem cách dùng có đơn giản không, có mất nhiều thời gian để làm quen và thao tác không và phần mềm linh hoạt đáp ứng được hết nhu cầu sử dụng không,…

Khả năng mở rộng của phần mềm

Theo thời gian, hoạt động kinh doanh chắc chắn sẽ thay đổi và công ty cần lập kế hoạch cho sự phát triển đó trong tương lai. Như vậy phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành cần phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi và tăng trưởng đó. Bao gồm cả việc đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng hơn, nhiều tính năng hơn mà không xảy ra bất kỳ sự suy giảm nào về mặt hiệu suất.

Đặc biệt là đối với một doanh nghiệp đang trên đà phát triển, một phần mềm quản trị không có khả năng mở rộng sẽ gây ra nhiều bất lợi trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất cũng như sự phát triển trên thị trường. 

Phần mềm có khả năng tùy chỉnh

Hầu hết các phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành hiện nay là phần mềm đóng gói (phần mềm thiết kế sẵn phục vụ nhu cầu của phần đông các doanh nghiệp). Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn, quy trình hoạt động, nghiệp vụ liên kết giữa các phòng ban phức tạp thì khó có phần mềm đóng gói nào đáp ứng được tất cả các nhu cầu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để khắc phục điều này, đã có những phần mềm quản trị cho phép tùy chỉnh (thêm, bớt trường thông tin, cài đặt thêm các tính năng nghiệp vụ chuyên biệt, tích hợp các hệ thống khác của tổ chức…) giúp doanh nghiệp có thể “cá nhân hóa”  phần mềm theo đặc thù hoạt động kinh doanh của mình.

Việc tùy chỉnh này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người dùng nhưng tỉ lệ tùy chỉnh chỉ nên giới hạn ở 1 mức độ an toàn nhất định để đảm bảo các tính năng trên phần mềm không bị “rối tung” dẫn đến khó sử dụng.

Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Theo nghiên cứu các chuyên gia thường hay nhấn mạnh con người là mắt xích yếu nhất trong chuỗi bảo mật. Chỉ dựa vào công nghệ là không bao giờ đủ mà cần nâng cao ý thức của người dùng, đề ra chính sách bảo mật và buộc mọi thành viên đều phải tuân thủ. Thông tin dữ liệu khách hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thường bị rò rỉ qua đối thủ cạnh tranh, khó quản lý nhất là thông tin từ các nhân viên cũ.

Việc lựa chọn một phần mềm quản lý doanh nghiệp du lịch có thể lưu trữ hàng ngàn thông tin về hoạt động kinh doanh, phân quyền rõ ràng, kiểm soát việc export dữ liệu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp luôn bảo mật được thông tin khách hàng. Đồng thời các phần mềm đạt tiêu chuẩn bảo mật cao như ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, CMMI DEV 2.0 Level 3 nên được cân nhắc sử dụng.

Chế độ chăm sóc sau bán hàng

Chế độ chăm sóc sau bán hàng của đơn vị cung cấp phần mềm cũng là một yếu tố mà bạn cần phải lưu tâm. Những dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng bạn sẽ có trải nghiệm sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và đáp ứng được các nhu cầu về mặt quản trị.

Một dịch vụ chăm sóc sau bán hàng chất lượng bao gồm sự hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp để giải quyết mọi vấn đề phát sinh, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp. Liên tục cập nhật và sửa lỗi định kỳ để đảm bảo phần mềm luôn đạt hiệu suất tốt nhất.

Ngoài ra, việc cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết, tư vấn, hỗ trợ khi tiến hành triển khai và tối ưu hóa phần mềm trong hoạt động của doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng. Phần mềm cần có các công cụ, phương tiện để khách hàng có thể gửi những phản hồi, yêu cầu trợ giúp và đề xuất cải tiến một cách đơn giản và nhanh chóng.

Dựa vào những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị Doanh nghiệp Du lịch Lữ hành trên, bạn có thể đánh giá về mức độ phù hợp để việc triển khai được chất lượng, hiệu quả.. Nếu bạn đang có nhu cầu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch, đừng ngần ngại liên hệ với TravelMaster để được tư vấn chi tiết!