Tour Outbound là gì? Đặc điểm và cách vận hành Tour Outbound hiệu quả

1. Tour outbound là gì?

Theo Luật Du lịch Việt Nam 2017, kinh doanh lữ hành quốc tế bao gồm cả hoạt động đưa khách du lịch Việt Nam ra nước ngoài. Đây là cơ sở pháp lý của hoạt động kinh doanh tour outbound.

Hiểu theo nghĩa nghiệp vụ: tour outbound là dòng khách đi ra - khách Việt Nam rời lãnh thổ, chi tiêu tại nước ngoài, và doanh nghiệp lữ hành Việt Nam đóng vai trò sending agent, kết nối khách với đối tác và dịch vụ tại điểm đến. Doanh thu thu bằng VNĐ từ khách, chi phí trả bằng ngoại tệ cho đối tác nước ngoài. Đây là điểm khác biệt cơ bản về tài chính so với tour inbound.

Để tổ chức một tour outbound hoàn chỉnh thường có ba chủ thể chính: 

• Doanh nghiệp lữ hành Việt Nam đóng vai sending agent - bán tour, thu tiền khách và điều phối hành trình; 

• Đối tác nhận khách tại nước ngoài (receiving agent hoặc DMC tại điểm đến) chịu trách nhiệm tổ chức dịch vụ tại chỗ

• Hệ thống nhà cung cấp quốc tế gồm hàng không, khách sạn, visa, bảo hiểm du lịch.

2. Phân biệt tour outbound với inbound và nội địa

Cách phân biệt đơn giản nhất: nhìn vào chiều di chuyển của khách và chiều chảy của dòng tiền.

3. Đặc điểm nổi bật của tour outbound

Tour outbound mang những đặc thù riêng, khác biệt hoàn toàn so với hai loại hình còn lại.

• Chủ động xây dựng sản phẩm trước khi có khách

  Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với tour inbound, doanh nghiệp outbound phải nghiên cứu thị trường, thiết kế itinerary, đàm phán giá với đối tác nước ngoài và ra mắt sản phẩm trước, sau đó mới bán. Năng lực làm sản phẩm quyết định sức cạnh tranh.

• Cạnh tranh trực tiếp với xu hướng tự đặt tour

  Khách Việt ngày nay có thể tự đặt vé máy bay, khách sạn và visa qua Booking.com, Agoda, Traveloka chỉ trong vài giờ. Điều này tạo áp lực lớn lên các gói tour trọn gói truyền thống. Doanh nghiệp muốn tồn tại phải tạo ra giá trị mà khách không thể tự làm được: trải nghiệm độc đáo, hỗ trợ 24/7 và sự an tâm khi đi theo đoàn có tổ chức.

• Rủi ro tỷ giá theo chiều ngược inbound

  Doanh nghiệp thu VNĐ từ khách nhưng phải mua ngoại tệ để thanh toán dịch vụ nước ngoài. Khi tỷ giá tăng đột ngột sau khi đã báo giá cố định cho khách, doanh nghiệp phải tự bù phần chênh lệch. Đây là rủi ro tài chính thường trực mà nhiều doanh nghiệp outbound xử lý chưa tốt.

• Mùa vụ gắn chặt với lịch nghỉ lễ Việt Nam

  Bốn đỉnh cao điểm của tour outbound là Tết Nguyên đán, lễ 30/4 - 1/5, hè (tháng 6-8) và Quốc khánh 2/9. Ngoài các kỳ nghỉ này, thị trường tương đối trầm lắng. Doanh nghiệp phải đặt trước vé máy bay và khách sạn quốc tế từ 3-6 tháng để đảm bảo giá và công suất.

• Khách hàng Việt am hiểu quyền lợi và ngày càng đòi hỏi cao hơn

  Khác với khách quốc tế trong tour inbound, khách outbound biết rõ mình đang mua gì, dễ dàng so sánh giá và không ngại phản hồi tiêu cực trên mạng xã hội. Chất lượng thực tế phải khớp với cam kết trong chương trình tour, bất kỳ sự chênh lệch nào cũng dẫn đến khiếu nại.

4. Các điểm đến outbound phổ biến của khách Việt

Thị hiếu điểm đến của khách Việt đang thay đổi nhanh, từ thị trường truyền thống sang xu hướng khám phá điểm đến mới, xa hơn và trải nghiệm hơn.

Đông Nam Á vẫn dẫn đầu về lượng khách nhờ gần, chi phí thấp và không cần visa hoặc visa dễ. Thái Lan, Singapore, Malaysia, Bali là bốn lựa chọn phổ biến nhất, phù hợp cho cả tour ngắn ngày cuối tuần lẫn tour gia đình.

Đông Bắc Á (Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc) là nhóm tăng trưởng mạnh nhất những năm gần đây. Đây là thị trường của sản phẩm tour trung và cao cấp, khách sẵn sàng chi 30-60 triệu đồng cho chuyến 7-10 ngày.

Châu Âu nằm trong danh sách mong muốn của nhiều người Việt nhưng có rào cản lớn về visa Schengen và chi phí. Tour châu Âu thường được đặt trước 3-6 tháng và có biên lợi nhuận cao nhất trong danh mục outbound.

Trung Đông và châu Phi, đặc biệt Dubai và Ai Cập đang nổi lên như điểm đến mới, thu hút nhóm khách trung lưu muốn trải nghiệm khác biệt. Đây là phân khúc còn nhiều dư địa chưa được khai thác đúng mức.

5. Quy trình điều hành tour outbound

Quy trình điều hành tour outbound thường gồm những bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Xây dựng sản phẩm và định giá

  Bộ phận sản phẩm nghiên cứu điểm đến, đàm phán giá với đối tác nước ngoài, xây dựng itinerary và tính giá bán ra thị trường. Đây là bước quyết định sức cạnh tranh, một sản phẩm được thiết kế tốt, giá hợp lý có khả năng bán được ngay cả trong mùa thấp điểm.

• Bước 2: Mở bán và nhận booking

  Triển khai bán hàng qua website, mạng xã hội, hệ thống đại lý và OTA nội địa. Giai đoạn này cần quản lý trạng thái booking chặt chẽ, đặc biệt với tour có số chỗ giới hạn theo công suất máy bay và khách sạn đã đặt trước.

• Bước 3: Xử lý visa và đặt dịch vụ

  Đây là giai đoạn phức tạp và dễ sai sót nhất. Bộ phận điều hành phải đồng thời xử lý hồ sơ visa cho toàn đoàn, đặt vé máy bay, khách sạn, xe và các dịch vụ tại điểm đến. Quản lý thủ công bằng Excel ở giai đoạn này tiềm ẩn rủi ro bỏ sót rất cao khi đoàn đông.

• Bước 4: Triển khai tour thực tế

  HDV đưa đoàn ra sân bay và dẫn suốt hành trình tại nước ngoài - điểm khác biệt so với tour inbound nơi HDV chỉ hoạt động trong nước. Bộ phận điều hành trong nước phải duy trì liên lạc với HDV để xử lý phát sinh kịp thời dù lệch múi giờ.

• Bước 5: Quyết toán và chăm sóc sau tour

  Đối soát chi phí thực tế, thanh toán công nợ với đối tác nước ngoài, thu thập feedback và xử lý khiếu nại nếu có. Chăm sóc khách sau tour tốt là nền tảng để khách quay lại và giới thiệu thêm khách mới - kênh tăng trưởng bền vững nhất trong kinh doanh lữ hành.

6. Những thách thức thực tế khi kinh doanh tour outbound

Dù tiềm năng lớn, tour outbound không thiếu rủi ro. Dưới đây là 3 thách thức phổ biến nhất mà doanh nghiệp lữ hành outbound thường gặp phải.

• Cạnh tranh giá trên thị trường minh bạch

  Khách Việt có thể so sánh giá tour trên hàng chục nền tảng chỉ trong vài phút. Chạy theo giá thấp nhất là con đường ngắn nhất dẫn đến thua lỗ. Doanh nghiệp bền vững trong outbound thường thắng bằng chất lượng sản phẩm và uy tín thương hiệu, không phải bằng giá rẻ nhất.

• Rủi ro visa bị từ chối

  Dù hồ sơ chuẩn bị đầy đủ, visa vẫn có thể bị từ chối vì lý do từ phía lãnh sự quán. Khi một thành viên trong đoàn bị từ chối sát ngày khởi hành, toàn bộ kế hoạch dịch vụ bị ảnh hưởng dây chuyền. Hợp đồng tour phải quy định rõ chính sách xử lý tình huống này trước khi khách đặt cọc, không phải đợi đến lúc xảy ra mới xử lý.

• Phụ thuộc chất lượng đối tác nước ngoài

  Doanh nghiệp outbound chịu trách nhiệm toàn bộ với khách Việt, kể cả phần dịch vụ do đối tác nước ngoài thực hiện. Khi khách sạn tại điểm đến không đúng tiêu chuẩn, khách khiếu nại với công ty lữ hành Việt Nam, không phải với đối tác nước ngoài. Lựa chọn và kiểm soát chất lượng đối tác nước ngoài vì vậy là bài toán sống còn.

7. Giải pháp điều hành tour outbound chuyên nghiệp

Tour outbound có đặc thù phải quản lý đồng thời nhiều luồng công việc song song và tất cả đều gắn với một ngày khởi hành cố định không thể dịch chuyển.

Với đoàn 20-40 khách, số lượng đầu việc cần theo dõi có thể lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm. Chỉ cần một dịch vụ chưa xác nhận bị bỏ sót hoặc một hồ sơ visa chưa hoàn thiện là đủ để cả đoàn gặp sự cố. Đây là lý do quản lý bằng Excel và email không còn phù hợp khi quy mô tăng lên.

Giải pháp điều hành tour outbound TravelMaster giúp doanh nghiệp lữ hành outbound quản lý toàn bộ quy trình trên một nền tảng duy nhất - từ xây dựng chương trình tour, báo giá tự động, theo dõi trạng thái booking từng khách, kiểm soát tiến độ dịch vụ đến quyết toán tour minh bạch. Thay vì mỗi người một file Excel, toàn bộ team nhìn vào cùng một nguồn dữ liệu - giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý và giữ chất lượng dịch vụ ổn định dù quy mô tăng. 

Hơn 1.500+ doanh nghiệp du lịch đang vận hành trên TravelMaster. Đăng ký dùng thử miễn phí Phần mềm du lịch TravelMaster!

8. Câu hỏi thường gặp về tour outbound

• Tour outbound khác tour inbound như thế nào? 

  Tour outbound đưa khách Việt ra nước ngoài, doanh nghiệp là sending agent, thu VNĐ và chi ngoại tệ. Tour inbound ngược lại - đón khách nước ngoài vào Việt Nam, doanh nghiệp là receiving agent, thu ngoại tệ và chi VNĐ. Hai loại hình có chiều dòng tiền, yêu cầu đối tác và đặc thù vận hành hoàn toàn khác nhau.

• Kinh doanh tour outbound cần giấy phép gì? 

  Doanh nghiệp cần giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế do Cục Du lịch Quốc gia Việt Nam cấp, ký quỹ 250 triệu đồng tại ngân hàng được chỉ định, và người phụ trách kinh doanh phải có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực lữ hành.

• Doanh nghiệp có chịu trách nhiệm khi visa khách bị từ chối không? 

  Doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ và hướng dẫn khách làm hồ sơ đúng quy định, nhưng quyết định cấp visa thuộc về phía lãnh sự quán.  

• Làm thế nào để xây dựng sản phẩm tour outbound cạnh tranh? 

  Cạnh tranh bằng giá thấp nhất là chiến lược không bền vững. Sản phẩm cạnh tranh thực sự phải có điểm khác biệt rõ ràng - itinerary độc đáo khách khó tự đặt, dịch vụ hỗ trợ 24/7 trong suốt hành trình, hoặc trải nghiệm đặc quyền tại điểm đến. 

• Mùa cao điểm của tour outbound là khi nào? 

  Bốn đỉnh cao điểm chính gắn với lịch nghỉ lễ Việt Nam: Tết Nguyên đán, lễ 30/4 - 1/5, hè (tháng 6-8) và Quốc khánh 2/9. Doanh nghiệp cần đặt trước vé máy bay và khách sạn quốc tế từ 3-6 tháng để đảm bảo giá tốt và đủ công suất phục vụ.

Tour outbound là mảng kinh doanh đòi hỏi năng lực sản phẩm, vận hành và quản lý rủi ro bài bản. Doanh nghiệp lữ hành thành công trong phân khúc này thường có danh mục điểm đến đa dạng, hệ thống đối tác nước ngoài ổn định và quy trình vận hành được chuẩn hóa từ booking đến quyết toán, không phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân của từng nhân viên. Hy vọng bài viết trên đây đã mang lại cho bạn cái nhìn đầy đủ về loại hình Tour outbound, các đặc điểm cũng như cách vận hành Tour Outbound hiệu quả!