Vì sao công ty du lịch của bạn cần phần mềm?

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi sẽ cùng bạn tìm ra ba điểm mấu chốt cho vấn đề ở đây - tạm gọi là Phần mềm du lịch, để chúng ta có cái nhìn tổng thể về khái niệm tuy cũ mà đầy mới mẻ này.

Tại sao các công ty du lịch cần phần mềm?

Doanh nghiệp luôn tốn rất nhiều chi phí để vận hành bộ máy điều hành du lịch. Việc áp dụng phần mềm vào quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm cũng như đầu tư cho tương lai hiệu quả hơn bao giờ hết. Nếu bạn đang băn khoăn không biết có nên sử dụng phần mềm du lịch hay không, những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đưa ra quyết định cho doanh nghiệp của mình:

Giảm thiểu nhân sự

Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần mềm du lịch là bạn sẽ không phải tốn quá nhiều nhân sự cũng như thời gian giống như khi sử dụng hệ thống điều hành bằng tay, hệ thống sổ sách cũ. Phần mềm là một quá trình liên quan đến chi tiết. Nó liên quan đến các quy trình, điều hành, logic và nhiều tính toán phức tạp khác. Nó giúp bạn giải quyết tất cả các phép tính phức tạp. Điều doanh nghiệp cần làm là nhập liệu và in ra kết quả.

Hơn thế nữa, việc áp dụng phần mềm sẽ làm cho bộ máy của bạn vận hành tối ưu hơn. Mỗi vị trí, mỗi nhân công được tối ưu về mặt hoạt động, giảm thiểu sự dư thừa nhân sự, tiền lương và các chi phí phát sinh khác.

Dữ liệu chính xác

Vì bạn không cần phải bỏ thời gian ra tính toán các số liệu rắc rối nên sự sai sót do con người được giảm thiểu. Các thuật toán trong phần mềm có độ chính xác rất cao và hiếm khi gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu.

Hầu hết các phần mềm đều có phần hỗ trợ hướng dẫn cách sử dụng toàn bộ quy trình nhập liệu thông tin khách hàng và nhân viên. Một khi nắm được cách làm, bạn không cần xem lại phần hỗ trợ này nữa và mọi thao tác sẽ nhanh hơn. Hình thức hướng dẫn này góp phần giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng số sách của doanh nghiệp.

Tương lai bền vững

Sử dụng phần mềm sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp đảm bảo tương lai một cách bền vững hơn. Những dữ liệu liên kết logic, những thống kê đầy đủ và chính xác, những chu trình vận hành hợp lý sẽ tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp đi lên mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Các báo cáo thống kê trực quan là những minh họa sinh động giúp cho nhà quản lý nhanh chóng tiếp cận tình hình doanh nghiệp chỉ với một cú click chuột và chọn loại dữ liệu mình cần xem.

Lựa chọn phần mềm gì để áp dụng?

Quyết định lựa chọn phần mềm gì, của đơn vị nào là một bước tiến dài sau khi doanh nghiệp đã tham khảo và tìm hiểu các lợi ích của phần mềm du lịch. Việc lựa chọn thay thế quản lý trên sổ sách giấy tờ chuyển sang quản lý bằng phần mềm tạo nên bước đột phá trong công tác quản lý doanh nghiệp. Vậy thì, vấn đề tiếp theo đặt ra là:Chọn phần mềm nào để áp dụng?

Những tiêu chí sau có thể gơi ý cho bạn tìm đúng phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình:

Tính chuyên nghiệp

Điểm đầu tiên và tiên quyết dẫn đến sự lựa chọn của bạn, đó là phần mềm phải đầy đủ tính năng, dễ sử dụng và mang tính chuyên nghiệp cao. Mỗi thao tác, mỗi tùy chọn trong phần mềm tạo ra sự tin tưởng cũng như kết nối dữ liệu một cách logic, khoa học và đảm bảo tính chính xác cao.

Tính linh hoạt

Do đặc thù phần mềm cần phải có các phiên bản update, vá lỗi thường xuyên để thích ứng với đặc dù doanh nghiệp cũng như các yếu tố phát sinh trong quá trình sử dụng. Đây là điều cần thiết và quan trọng để đảm bảo việc áp dụng phần mềm cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, mang lại lợi ích lớn sau khi thay thế các thao tác thủ công.

Tính văn hóa

Một điểm không thể không nhắc tới đó là tính văn hóa trong phần mềm du lịch. Tại sao trên thế giới có rất nhiều phần mềm du lịch mà các doanh nghiệp lại không thể áp dụng nó thành công trong môi trường Việt Nam? Theo những khảo sát mới nhất của chúng tôi thì lý do chủ yếu là nó mang các đặc tính, các tương tác không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm cần tính tới và nghiên cứu rõ yếu tố này.

Tính hợp lý

Chi phí sẽ quyết định đến việc sử dụng phần mềm như thế nào. Mỗi doanh nghiệp cần có một quyết định hạn mức sử dụng cho phần mềm cũng như hoạt động marketing. Vì thế, điều bạn cần xem xét là phần mềm bạn đang cần có các gói chi phí phù hợp cho doanh nghiệp của bạn không. Nếu nó quá lớn thì sẽ là bất khả thi trong việc áp dụng phần mềm vào các khâu điều hành doanh nghiệp.

Triển khai phần mềm như thế nào?

Mỗi loại phần mềm đều có đặc thù riêng, phần mềm du lịch cũng không ngoại lệ. Việc triển khai phần mềm du lịch cũng cần tuân thủ theo những yếu tố và bước áp dụng nhất định cụ thể như sau:

Chuyển đổi dữ liệu

Trước khi áp dụng phần mềm điều hành du lịch, việc đầu tiên doanh nghiệp cần là nghiên cứu các loại giấy tờ, các khâu quản lý bằng tay ở doanh nghiệp mình để đưa ra các hạng mục chuyển đổi, nhập liệu đầu vào cho phần mềm. Do đặc thù nghiệp vụ nên mỗi loại phần mềm sẽ yêu cầu bạn khởi tạo cũng như setup các loại dữ liệu đầu vào khác nhau. Chẳng hạn như việc xây dựng các tour, chiết tính giá tour, dữ liệu về khách sạn, hướng dẫn viên,..v..v..

Đào tạo nghiệp vụ

Công việc tiếp theo không kém phần quan trọng là đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên để đảm bảo tính thống nhất trong tất cả các khâu vận hành của phần mềm. Mỗi nhân viên, mỗi bộ phận trong phần mềm đều có một nhóm các tính năng nghiệp vụ khác nhau, đòi hỏi sự áp dụng và vận hành khác nhau. Bộ phận Sale có nghiệp vụ khác với bộ phận kế toán, và bộ phận kế toán có nghiệp vụ khác hoàn toàn với nhân viên điều hành.

Bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu ở đây bao gồm cả việc bảo mật cũng như an toàn dữ liệu. Công tác sao lưu dự phòng là hết sức quan trọng. Một khi triển khai hệ thống phần mềm du lịch, dữ liệu doanh nghiệp sẽ tăng lên theo năm tháng. Chỉ một sơ suất nhỏ trong khâu vận hành và sai sót dữ liệu sẽ khiến cả hệ thống bị sai lệch, dẫn đến nhiều hậu quả khó mà đo đếm bằng tiền bạc. Nếu phần mềm chạy trên môi trường online, việc lựa chọn nhà cung cấp server, vps cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần nghiên cứu kỹ càng.

Trên đây là một số vấn đề cơ bản về phần mềm du lịch, chúng tôi hy vọng bạn sẽ có cái nhìn khách quan và toàn diện hơn trước khi triển khai và áp dụng nó vào thực tế doanh nghiệp của bạn.

P.D.(TravelMaster Tech Dev)