Giá phần mềm điều hành tour 2026: Các mô hình tính phí và chi phí thực tế

1. Giá phần mềm điều hành tour 2026 phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Không có một mức giá cố định cho phần mềm du lịch 2026, bởi chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố liên quan trực tiếp đến quy mô vận hành và cách doanh nghiệp sử dụng phần mềm trong thực tế. Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến giá trong năm 2026.

• Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng: Số lượng nhân sự tham gia sử dụng phần mềm (sale, điều hành, kế toán, quản lý…) là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Doanh nghiệp càng nhiều user, chi phí sử dụng hàng tháng hoặc hàng năm càng tăng, đặc biệt với các phần mềm tính phí theo người dùng.

• Phạm vi nghiệp vụ cần triển khai: Phần mềm chỉ hỗ trợ bán tour và quản lý booking sẽ có chi phí thấp hơn so với phần mềm điều hành tour chuyên sâu. Các nghiệp vụ như điều hành dịch vụ, quản lý xe – hướng dẫn viên, dự toán – quyết toán tour, xử lý phát sinh… thường làm tăng chi phí do yêu cầu hệ thống phức tạp hơn.

• Mô hình triển khai phần mềm: Mô hình SaaS (thuê bao hàng tháng/năm) thường có chi phí ban đầu thấp và linh hoạt hơn, trong khi mô hình triển khai trọn gói (license/on-premise) đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cao hơn nhưng ít phụ thuộc vào phí thuê bao dài hạn.

• Mức độ tùy chỉnh theo quy trình doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy trình vận hành đặc thù hoặc yêu cầu tùy chỉnh sâu (biểu mẫu, luồng duyệt, báo cáo riêng) sẽ phát sinh thêm chi phí triển khai và cấu hình hệ thống so với việc sử dụng phần mềm theo cấu hình chuẩn.

• Chi phí triển khai và đào tạo: Ngoài phí sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cần tính đến chi phí triển khai ban đầu, đào tạo nhân sự và chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel, phần mềm khác). Đây là khoản chi phí thường bị bỏ sót khi so sánh giá.

• Khả năng mở rộng và chi phí dài hạn: Một số phần mềm du lịch có chi phí ban đầu thấp nhưng chi phí tăng nhanh khi mở rộng số lượng user, nghiệp vụ hoặc khối lượng giao dịch. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO) trong 3–5 năm, thay vì chỉ nhìn chi phí năm đầu tiên.

👉 Tóm lại, giá phần mềm điều hành tour năm 2026 không chỉ là “bao nhiêu tiền”, mà là doanh nghiệp trả tiền cho mức độ phù hợp với quy mô, nghiệp vụ và chiến lược phát triển. Hiểu rõ các yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp so sánh chi phí một cách thực tế và tránh lựa chọn sai ngay từ đầu.

>> Xem thêm: Cẩm nang lựa chọn phần mềm du lịch năm 2026

2. Các mô hình tính phí phần mềm điều hành tour phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay, phần mềm điều hành tour thường được cung cấp theo 4 mô hình tính phí chính. Mỗi mô hình không chỉ khác nhau về cách thu phí, mà còn khác nhau về cách chi phí tăng lên theo thời gian – yếu tố doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn.

2.1. Mô hình SaaS 

Doanh nghiệp trả phí sử dụng phần mềm quản lý công ty du lịch theo số lượng người dùng (user) truy cập hệ thống, thường tính theo tháng hoặc theo năm. Toàn bộ hạ tầng, bảo trì và cập nhật do nhà cung cấp đảm nhiệm.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp du lịch có quy mô từ nhỏ đến vừa, muốn triển khai nhanh, không đầu tư hạ tầng và có cơ cấu nhân sự tương đối rõ ràng giữa các bộ phận.

Ưu điểm

• Chi phí ban đầu thấp, dễ tiếp cận

• Dễ dự toán ngân sách theo tháng hoặc năm

• Linh hoạt khi tăng hoặc giảm số lượng người dùng

Lưu ý 

Chi phí sẽ tăng khi doanh nghiệp mở rộng nhân sự, cấp thêm user cho các bộ phận mới hoặc cần phân quyền chi tiết hơn. Với những doanh nghiệp có nhiều user sử dụng không thường xuyên, tổng chi phí có thể cao hơn so với thực tế sử dụng.

2.2. Mô hình tính phí theo gói nghiệp vụ chức năng

Chi phí phần mềm điều hành du lịch được tính dựa trên các nhóm chức năng hoặc nghiệp vụ mà doanh nghiệp sử dụng, chẳng hạn như tính giá tour, điều hành tour, quản lý khách hàng, quản lý booking,...

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp đã xác định rõ nhu cầu nghiệp vụ và muốn trả phí đúng theo phạm vi sử dụng, thay vì trả theo số lượng người dùng.

Ưu điểm

• Tránh trả phí cho những tính năng không cần thiết

• Dễ kiểm soát chi phí theo từng nghiệp vụ

• Phù hợp với doanh nghiệp có lộ trình triển khai rõ ràng

Lưu ý 

Chi phí có thể tăng khi doanh nghiệp mở rộng thêm nghiệp vụ mới, bổ sung module nâng cao hoặc cần tùy chỉnh sâu theo quy trình riêng. Nếu không đánh giá kỹ nhu cầu dài hạn, tổng chi phí sau vài năm có thể cao hơn dự kiến ban đầu.

2.3. Mô hình tính phí theo booking hoặc giao dịch

Doanh nghiệp trả phí dựa trên số lượng booking, giao dịch hoặc doanh thu phát sinh từ việc bán tour. Chi phí biến đổi theo mức độ sử dụng thực tế.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp du lịch ưu tiên bán tour, mở rộng kênh phân phối hoặc đang ở giai đoạn đầu thử nghiệm mô hình kinh doanh.

Ưu điểm

• Chi phí ban đầu thấp, dễ tiếp cận

• Phù hợp với doanh nghiệp mới hoặc startup

• Gắn chi phí với kết quả bán hàng

Lưu ý 

Khi số lượng booking tăng, chi phí phần mềm du lịch cũng tăng tương ứng. Trong dài hạn, nếu doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, mô hình này có thể làm giảm biên lợi nhuận và khó kiểm soát tổng chi phí vận hành.

2.4. Mô hình triển khai trọn gói (License / Project-based pricing)

Doanh nghiệp trả chi phí theo dự án, bao gồm bản quyền phần mềm du lịch, triển khai, đào tạo và thường kèm theo chi phí bảo trì định kỳ.

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp lữ hành quy mô lớn, đặc biệt là chuyên inbound/DMC, có quy trình vận hành phức tạp và ngân sách CNTT rõ ràng.

Ưu điểm

• Khả năng tùy chỉnh cao theo quy trình nội bộ

• Phù hợp với vận hành quy mô lớn và ổn định

• Ít phụ thuộc vào phí thuê bao hàng tháng

Lưu ý 

Chi phí đầu tư ban đầu cao và thời gian triển khai dài. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính đến chi phí nâng cấp, mở rộng hệ thống hoặc tích hợp thêm phần mềm khác trong tương lai.

2.5. Bảng so sánh các mô hình tính phí phần mềm điều hành tour

3. Những chi phí ẩn doanh nghiệp thường bỏ sót

Khi tìm hiểu giá phần mềm điều hành tour, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào phí sử dụng hàng tháng hoặc chi phí ban đầu, mà bỏ qua các khoản chi phí phát sinh trong quá trình triển khai và vận hành thực tế. Đây chính là nguyên nhân khiến tổng chi phí đầu tư cao hơn dự kiến, dù phần mềm không hề “đắt” ở thời điểm mua.

Chi phí triển khai ban đầu và cấu hình hệ thống

Không phải phần mềm nào cũng có thể “dùng ngay”. Với các doanh nghiệp có nghiệp vụ điều hành phức tạp, chi phí cấu hình quy trình, phân quyền, biểu mẫu và luồng xử lý thường phát sinh ngoài phí phần mềm. Đặc biệt với các hệ thống quốc tế hoặc phần mềm cần tùy chỉnh sâu, chi phí này có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng đầu tư.

Chi phí đào tạo và thời gian làm quen

Chi phí đào tạo không chỉ nằm ở việc tổ chức buổi hướng dẫn, mà còn ở thời gian nhân sự làm quen và sử dụng thành thạo hệ thống. Trong giai đoạn đầu, hiệu suất làm việc có thể giảm, đặc biệt với bộ phận điều hành tour – nơi xử lý nhiều nghiệp vụ phát sinh. Đây là chi phí “vô hình” nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành.

Chi phí chuyển đổi dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp đang quản lý dữ liệu bằng Excel hoặc nhiều công cụ rời rạc. Việc chuyển đổi dữ liệu lịch sử (tour, dịch vụ, nhà cung cấp, giá…) sang hệ thống mới thường mất nhiều thời gian và công sức hơn dự kiến, thậm chí cần sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.

Chi phí mở rộng khi quy mô tăng

Một số phần mềm du lịch có mức giá ban đầu thấp nhưng chi phí tăng nhanh khi:

• Tăng số lượng người dùng

• Mở rộng nghiệp vụ điều hành

• Thêm chi nhánh hoặc thị trường mới

Nếu không đánh giá trước khả năng mở rộng, doanh nghiệp có thể phải nâng gói hoặc thay đổi hệ thống chỉ sau 1–2 năm sử dụng.

Chi phí tích hợp với các hệ thống khác

Trong thực tế, phần mềm điều hành tour thường cần kết nối với các hệ thống khác như hệ thống CRM du lịch , website bán tour hoặc cổng thanh toán,.... Chi phí tích hợp này không phải lúc nào cũng được bao gồm trong báo giá ban đầu.

Chi phí vận hành dài hạn và phụ thuộc hệ thống

Ngoài phí sử dụng, doanh nghiệp cần tính đến chi phí duy trì hệ thống trong dài hạn: hỗ trợ kỹ thuật, nâng cấp phiên bản, thay đổi quy trình hoặc đào tạo nhân sự mới. Với những phần mềm phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp, chi phí này có thể tăng theo thời gian.

4. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm du lịch theo mô hình giá nào?

Việc lựa chọn mô hình giá cho phần mềm điều hành tour nên dựa trên cách doanh nghiệp vận hành và kế hoạch mở rộng, thay vì chỉ so sánh mức phí ban đầu. Mỗi mô hình tính phí phản ánh một cách kiểm soát chi phí khác nhau, và nếu chọn không phù hợp, tổng chi phí sau vài năm có thể cao hơn nhiều so với dự kiến.

Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới chuyển từ Excel sang phần mềm, mô hình tính phí linh hoạt theo người dùng hoặc theo gói nghiệp vụ cơ bản thường phù hợp hơn nhờ dễ triển khai và dễ kiểm soát ngân sách. Khi quy mô vận hành tăng, doanh nghiệp cần ưu tiên những mô hình cho phép mở rộng dần số người dùng và nghiệp vụ mà không làm chi phí tăng đột biến.

Đối với doanh nghiệp quy mô lớn hoặc có nghiệp vụ điều hành tour phức tạp, mô hình triển khai trọn gói hoặc các gói SaaS quy mô lớn thường mang lại hiệu quả dài hạn hơn, dù chi phí ban đầu cao hơn. Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp nên đánh giá mô hình giá dựa trên tổng chi phí trong 3–5 năm, thay vì chỉ nhìn vào chi phí ở thời điểm triển khai.

5. Câu hỏi thường gặp về giá phần mềm điều hành tour

Câu hỏi 1: Giá phần mềm điều hành tour có cố định không?

Không. Giá phần mềm điều hành tour thường không có một mức cố định, mà phụ thuộc vào mô hình tính phí, số lượng người dùng, phạm vi nghiệp vụ và cách triển khai. Vì vậy, cùng là phần mềm điều hành tour nhưng chi phí giữa các doanh nghiệp có thể chênh lệch đáng kể.

Câu hỏi 2: Phần mềm giá rẻ có đáp ứng tốt nhu cầu điều hành không?

Phần mềm du lịch giá rẻ có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc nghiệp vụ đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng tour tăng và phát sinh nghiệp vụ nhiều hơn, doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí để mở rộng hoặc thậm chí thay đổi hệ thống. Vì vậy, cần đánh giá mức độ phù hợp dài hạn, không chỉ nhìn vào giá ban đầu.

Câu hỏi 3: Chi phí phần mềm điều hành tour thường tăng khi nào?

Chi phí thường tăng khi doanh nghiệp:

• Tăng số lượng người dùng

• Mở rộng thêm nghiệp vụ điều hành

• Tăng mạnh số lượng booking hoặc tour

• Cần tùy chỉnh hoặc tích hợp thêm hệ thống khác

Đây là những yếu tố doanh nghiệp nên hỏi rõ trước khi quyết định triển khai phần mềm du lịch.

Câu hỏi 4: Nên so sánh giá phần mềm theo tháng hay theo tổng chi phí?

Doanh nghiệp nên so sánh theo tổng chi phí sở hữu (TCO) trong 3–5 năm, thay vì chỉ so sánh phí theo tháng. Cách này giúp nhìn rõ các chi phí phát sinh trong quá trình mở rộng và vận hành dài hạn.

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp nhỏ có nên đầu tư phần mềm điều hành tour không?

Doanh nghiệp du lịch nhỏ vẫn nên đầu tư nếu đã bắt đầu vận hành nhiều tour song song hoặc gặp khó khăn trong kiểm soát chi phí và dịch vụ. Việc triển khai sớm với mô hình giá phù hợp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa vận hành ngay từ đầu và tiết kiệm chi phí về sau.

Câu hỏi 6: Phần mềm quốc tế có luôn đắt hơn phần mềm nội địa không?

Phần mềm du lịch quốc tế thường có chi phí triển khai và vận hành cao hơn do mô hình định giá, chi phí hỗ trợ và tùy chỉnh. Tuy nhiên, mức độ “đắt hay rẻ” còn phụ thuộc vào quy mô, nghiệp vụ và mức độ phù hợp với doanh nghiệp, không chỉ dựa trên nguồn gốc phần mềm.

6. Kết luận

Trên đây là bài viết “Giá phần mềm điều hành tour 2026: Các mô hình tính phí và chi phí thực tế”, giúp doanh nghiệp lữ hành hiểu rõ cách hình thành chi phí, các mô hình giá phổ biến và những khoản chi phí ẩn thường bị bỏ sót khi triển khai phần mềm. Hy vọng những thông tin trong bài sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng nhu cầu, lựa chọn mô hình giá phù hợp và chủ động hơn trong kế hoạch đầu tư cho vận hành tour.