Phần mềm du lịch TravelMaster: Giải pháp quản trị thông minh cho doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ

1. Thực trạng quản lý doanh nghiệp tại các doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ

Trong bối cảnh Ngành Du lịch đang phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:

• Một nhân viên phải đảm nhiệm nhiều công việc: Các doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ thường có số lượng nhân sự hạn chế, dẫn đến việc mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Điều này tạo ra sự chồng chéo trong công việc, làm giảm hiệu quả và có nguy cơ xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

• Quy trình làm việc không rõ ràng: Thiếu một mô hình vận hành bài bản khiến cho sự phân công công việc không hiệu quả. Các bộ phận thường không phối hợp chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng.

• Quản lý dữ liệu thủ công: Có không ít các doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ vẫn đang sử dụng các phương pháp quản lý dữ liệu thủ công như Excel, Word,... để theo dõi thông tin nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm, booking,... Mỗi nhân viên thường lưu trữ dữ liệu ở một file riêng khiến việc tìm kiếm dữ liệu khó khăn, gây rò rỉ, thất lạc dữ liệu.

• Sale bán sản phẩm, dịch vụ không đúng giá: Nhân viên kinh doanh bán sản phẩm dịch vụ theo giá dạng “bốc thuốc” dẫn đến tính giá không đúng, làm giảm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

• Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả công việc: Thiếu các công cụ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, không nắm bắt được đúng năng lực và đóng góp của từng cá nhân trong tổ chức dẫn đến cơ chế lương lưởng không phản ánh đúng với năng lực.

• Khó khăn trong việc đánh giá mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp: Tổng hợp báo cáo hoạt động chậm trễ, thường xuyên gặp sai sót do phải thu thập và xử lý dữ liệu thủ công, khiến cho nhà quản lý khó khăn trong việc nắm bắt tình hình của doanh nghiệp và đưa ra quyết định.

2. Phần mềm du lịch TravelMaster - Giải pháp quản trị thông minh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với hệ thống tính năng chuyên sâu, tinh gọn, Phần mềm TravelMaster là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu, quản trị thông minh và nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

2.1. Tính năng của Phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch TravelMaster

Được thiết kế chuyên sâu theo nghiệp vụ du lịch lữ hành, Phần mềm TravelMaster đáp ứng toàn diện các nhu cầu của các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hiệu suất cho năm nhóm phòng ban chủ chốt, bao gồm: Sản phẩm, Kinh doanh & Marketing, Điều hành, Kế toán và Quản lý.

Quản lý hệ thống nhà cung cấp và sản phẩm, dịch vụ du lịch

Với Phần mềm TravelMaster, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ hệ thống nhà cung cấp du lịch và sản phẩm du lịch, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính chuẩn xác của dữ liệu.

Đối với dữ liệu Nhà cung cấp, phần mềm hỗ trợ tách bạch và quản lý 15 loại hình nhà cung cấp khác nhau, bao gồm: Khách sạn, ô tô, nhà hàng, cruise, hướng dẫn viên, vé máy bay, land tour, thuyền, visa, vé thắng cảnh, bus, train, bảo hiểm, voucher và dịch vụ khác. Mọi thông tin chi tiết về nhà cung cấp đều được cập nhật và quản lý một cách dễ dàng, đảm bảo phù hợp với đặc thù của từng loại hình.

Đối với dữ liệu sản phẩm, dịch vụ du lịch, TravelMaster cho phép số hóa dữ liệu, quản lý hàng ngàn tour du lịch với nhiều loại hình đa dạng, bao gồm Tour Private, Tour S.I.C và Tour Outbound trên một nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp có thể ghép nối các Tour Module lại với nhau để tạo thành một tour hoàn chỉnh hoặc sử dụng chúng độc lập như một sản phẩm riêng biệt, sẵn sàng được sử dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Mỗi chương trình Tour đều được thiết kế chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về điểm nổi bật, hành trình chi tiết, danh sách dịch vụ theo từng ngày đi Tour, chính sách và bảng giá Tour. Sale có thể nắm bắt các thông tin quan trọng về chương trình Tour, từ đó đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện trong quá trình tư vấn cũng như lựa chọn sản phẩm.

Đẩy mạnh hoạt động Marketing và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh

Đối với hoạt động kinh doanh

Với phần mềm TravelMaster, doanh nghiệp không còn phải thực hiện quy trình tạo báo giá Tour thủ công, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể xây dựng báo giá một cách nhanh chóng và chuẩn xác chỉ trong 1 phút. Bằng cách nhân bản và điều chỉnh các báo giá tương đồng hoàn toàn hoặc tương đồng một phần nội dung chương trình Tour, Sale đã có thể hoàn thiện báo giá theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Để hỗ trợ trong những tình huống khẩn cấp, phần mềm cung cấp tính năng P2Q (Price Quick Quotation) cho phép nhân viên kinh doanh tạo nhanh báo giá trong trường hợp khách hàng yêu cầu báo giá gấp. Sale chỉ cần cập nhật các thông tin cơ bản về Báo giá như Mã báo giá, Tên báo giá, Tên khách hàng, Số lượng khách đi Tour, Thời gian đi Tour,... Sau đó tiến hành nhập giá trực tiếp mà không cần phải xây dựng chương trình tour hay lập bảng chiết tính giá chi tiết.

Đối với các Tour S.I.C và Tour Outbound, TravelMaster hỗ trợ quản lý lịch mở bán tour theo từng ngày khởi hành, giúp doanh nghiệp tổ chức và lập kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả. Nhân viên kinh doanh có thể nhanh chóng thêm Booking và theo dõi tình trạng mở bán của từng tour, bao gồm số chỗ còn trống và số chỗ đã bán.

Trong kinh doanh, lợi nhuận luôn là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận, phần mềm đã tích hợp tính năng cho phép thiết lập Markup Rate một cách linh hoạt, phù hợp với mục tiêu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể kiểm soát những rủi ro liên quan như Sale bán thấp hơn giá vốn hoặc bán chênh giá lên quá lớn, dẫn tới mất khách hàng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp.

Hơn nữa, sử dụng Phần mềm TravelMaster, doanh nghiệp có thể linh hoạt hủy Booking, thay đổi số lượng khách và điều chỉnh dịch vụ trong Booking. Điều này không chỉ giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng mà còn đảm bảo duy trì sự chính xác trong quản lý dữ liệu và tối ưu hóa quy trình vận hành.

>>> Xem thêm: Phần mềm du lịch TravelMaster hỗ trợ Sales như thế nào?

Đối với hoạt động Marketing

Trên TravelMaster, tất cả thông tin khách hàng và Booking từ các kênh bán hàng khác nhau đều được đồng bộ trên một hệ thống duy nhất, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong quản lý dữ liệu.

Hệ thống khách hàng được tự động phân loại theo 5 giai đoạn bán hàng cụ thể, bao gồm: (1) Khách hàng tiềm năng, (2) Tiếp cận và kết nối, (3) Tư vấn - Giới thiệu, (4) Thỏa thuận giá - Chốt Sale, và (5) Chăm sóc sau bán. Tuy nhiên, phần mềm cũng cho phép điều chỉnh linh hoạt các giai đoạn này để đáp ứng đúng quy trình kinh doanh & tiếp thị riêng của mỗi doanh nghiệp.

TravelMaster cũng hỗ trợ doanh nghiệp phân loại mức độ ưu tiên của khách hàng theo bốn cấp độ khác nhau: (1) Low, (2) Medium, (3) Important, và (4) Urgent. Theo đó, doanh nghiệp có thể nhận biết, chủ động lên kế hoạch chăm sóc, tiếp cận khách hàng dựa trên mức độ tiềm năng và tầm quan trọng của họ.

Hơn nữa, TravelMaster cung cấp khả năng tạo các chiến dịch Email Marketing theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp có thể thiết lập ngày và giờ gửi thư tự động, đảm bảo email được gửi đi vào thời điểm tối ưu nhất. Đồng thời, doanh nghiệp có thể theo dõi báo cáo về hiệu quả của chiến dịch. Đây sẽ là cơ sở để doanh nghiệp hiểu hơn về phản ứng của khách hàng đối với hoạt động tiếp thị, từ đó điều chỉnh để nâng cao hiệu quả cho các chiến dịch trong tương lai.

Điều hành Tour chuyên nghiệp, tự động

Phần mềm TravelMaster giúp loại bỏ các công việc thủ công và dễ sai sót, đem lại hiệu quả cao trong nghiệp vụ điều hành Tour.

Thay vì phải gọi điện, nhắn sms như trước kia, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và danh sách dịch vụ tương ứng của họ trong hệ thống để gửi email đặt dịch vụ một cách tự động. Đồng thời, có thể cập nhật tình trạng xác thực dịch vụ từ nhà cung cấp ngay trên phần mềm, phản hồi và ghi lại lịch sử giao dịch một cách thuận tiện nhất.

Phần mềm cũng hỗ trợ điều hành hướng dẫn viên, xe du lịch và tài xế một cách linh hoạt. Doanh nghiệp có thể dễ dàng check thông tin, vị trí và tình trạng của các phương tiện vận chuyển cũng như thông tin chi tiết về hướng dẫn viên.

Đặc biệt, mỗi hành trình tour khi được điều hành sẽ được số hóa với một mã QR code duy nhất. Trong suốt quá trình đi tour, khách hàng có thể quét mã QR code này để đánh giá và gửi phản hồi về tất cả các dịch vụ mà họ đã và đang trải nghiệm.

Với TravelMaster, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi dòng tiền, lập hóa đơn, thực hiện thanh toán và quản lý công nợ. Mọi khoản thu - chi phát sinh trong quá trình xây dựng, bán và điều hành tour đều được ghi nhận kịp thời và chính xác trong phân hệ kế toán của phần mềm.

Thông qua những phân tích và báo cáo chi tiết, nhà quản lý có thể nhận diện nhanh chóng những dấu hiệu rủi ro tài chính như thanh toán chậm, nợ xấu, từ đó chủ động hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch tài chính và chiến lược kinh doanh.

>>> Xem thêm: Tự động hóa quy trình Đặt dịch vụ Nhà cung cấp với TravelMaster

Chuẩn hóa nghiệp vụ Kế toán du lịch

Với TravelMaster, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi dòng tiền, lập hóa đơn, thực hiện thanh toán và quản lý công nợ. Mọi khoản thu - chi phát sinh trong quá trình xây dựng, bán và điều hành tour đều được ghi nhận kịp thời và chính xác trong phân hệ kế toán của phần mềm.

Thông qua những phân tích và báo cáo chi tiết, nhà quản lý có thể nhận diện nhanh chóng những dấu hiệu rủi ro tài chính như thanh toán chậm, nợ xấu, từ đó chủ động hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch tài chính và chiến lược kinh doanh.

>>> Xem thêm: Nghiệp vụ Kế toán Lữ hành được xử lý như thế nào trong TravelMaster?

Quản trị doanh nghiệp toàn diện

Phần mềm cho phép nhà quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo trực quan và cập nhật theo thời gian thực. Tất cả dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp như: tổng doanh thu, thực thu, số lượng khách hàng mới, báo giá mới, booking mới, tổng công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp,...đều được ghi nhận tự động, tức thời trên một nền tảng duy nhất.

Nhờ vậy, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất của từng thị trường, dòng sản phẩm, nhân viên và thực hiện những điều chỉnh kịp thời để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và phát triển bền vững.

>>> Xem thêm: 20+ Số liệu Báo cáo Realtime trên Dashboard TravelMaster

2.2. Phần mềm du lịch TravelMaster mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp SMEs?

Sử dụng phần mềm TravelMaster, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian, kiểm soát quy trình vận hành và tăng trưởng kinh doanh một cách hiệu quả. 

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Sử dụng Phần mềm TravelMaster, quy trình làm việc giữa các bộ phận, phòng ban sẽ được chuẩn hóa theo một quy trình liền mạch. Mọi nhiệm vụ đều được thực hiện đúng người, đúng việc, tạo ra sự thống nhất từ giai đoạn xây dựng sản phẩm cho tới điều hành và quyết toán Tour.

Tiết kiệm chi phí và nguồn lực: Thay vì phải chi trả cho nhiều phần mềm du lịch rời rạc, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư cho một phần mềm duy nhất để giải quyết toàn bộ bài toán quản trị của doanh nghiệp. Điều này cũng góp phần tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc đào tạo nhân viên sử dụng nhiều công cụ khác nhau.

Giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành: Doanh nghiệp có thể giảm bớt sai sót bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, hạn chế sự can thiệp của con người. Điều này không chỉ giúp tăng tính chính xác của thông tin mà còn tạo ra quy trình làm việc hiệu quả hơn. Mặt khác, hệ thống cũng hỗ trợ kiểm tra và xác minh thông tin, đảm bảo mọi dữ liệu được cập nhật chuẩn xác và đầy đủ.

Nâng cao hiệu suất công việc: Quy trình chiết tính tour, làm báo giá, tạo Booking, đặt dịch vụ, điều hành tour,... đều được tự động hóa giúp mọi hoạt động diễn ra chuẩn xác. Đồng thời, nhà quản trị có thể nắm bắt được năng suất của nhân viên, tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ đó có chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

TravelMaster là phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch hàng đầu, được tin dùng bởi nhiều tổ chức, doanh nghiệp du lịch. Bạn đã sẵn sàng để nâng cấp hoạt động quản trị và nâng cao năng lực cạnh trong kỷ nguyên số hay chưa? Liên hệ để được tư vấn chi tiết!