Phần mềm TravelMaster phát hành phiên bản 8.2.1

Phần mềm TravelMaster phiên bản 8.2.1 được phát triển với mục tiêu đáp ứng toàn diện nhu cầu quản trị và kinh doanh của các doanh nghiệp lữ hành trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ. Những cải tiến và tính năng mới trong phiên bản này giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện trải nghiệm người dùng một cách tối đa.

Dưới đây là những cải tiến và tính năng mới trong Phần mềm TravelMaster Version 8.2.1.

1. Nâng cấp hệ thống Tour sản phẩm (Tour mẫu)

Phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp du lịch TravelMaster phiên bản 8.2.1 đã bổ sung tính năng Đa ngôn ngữ trong tour sản phẩm. 

Theo đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng thư viện tour, chương trình tour với ngôn ngữ theo từng thị trường mục tiêu. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc xây dựng chương trình tour mà còn gián tiếp hình thành quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

2. Nâng cấp hệ thống Bán hàng

2.1. Thêm, sửa, xóa ghi chú cho mỗi booking

Tình huống/ Trường hợp sử dụng

• Quản lý thông tin khách hàng chi tiết: Nhân viên kinh doanh cần ghi chú những yêu cầu đặc biệt hoặc thông tin quan trọng liên quan đến từng booking, chẳng hạn như chế độ ăn uống, sở thích cá nhân, hoặc các yêu cầu về lịch trình.
• Theo dõi thay đổi trong booking: Ghi nhận các thay đổi về lịch trình, số lượng khách, hoặc dịch vụ bổ sung để dễ dàng theo dõi và đảm bảo thông tin chính xác.
• Tương tác nhóm dễ dàng: Khi có nhiều nhân viên cùng quản lý một booking, các ghi chú giúp truyền đạt thông tin nội bộ rõ ràng, tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót.
• Xử lý khiếu nại hoặc phản hồi: Lưu lại các phản hồi, khiếu nại từ khách hàng để có cơ sở giải quyết nhanh chóng và chính xác.

Giá trị & lợi ích của nhóm tính năng thêm, sửa, xóa ghi chú trong mỗi Booking

• Tăng cường tính linh hoạt và chính xác: Nhân viên dễ dàng ghi lại thông tin cụ thể liên quan đến yêu cầu đặc biệt của khách hàng, điều chỉnh hoặc cập nhật kịp thời các thay đổi trong quá trình xử lý booking.
• Cải thiện khả năng phối hợp đội nhóm: Ghi chú trực tiếp trong mỗi booking giúp các bộ phận kinh doanh, điều hành và chăm sóc khách hàng nắm bắt thông tin đồng bộ, tránh hiểu lầm hoặc sai sót trong quá trình làm việc.
• Nâng cao hiệu quả quản lý thông tin: Việc lưu trữ và quản lý ghi chú trực tiếp trên phần mềm giúp hệ thống hóa dữ liệu, giảm thiểu tình trạng thất lạc thông tin so với việc ghi chép thủ công hoặc sử dụng công cụ ngoài hệ thống.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Ghi chú cụ thể trong từng booking giúp quản lý hoặc nhân viên nắm bắt chi tiết tình hình của khách hàng, từ đó đưa ra các quyết định hoặc phương án xử lý phù hợp, nhanh chóng.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Nhờ khả năng cập nhật và theo dõi thông tin chi tiết, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ cá nhân hóa tốt hơn, đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời, từ đó tăng sự hài lòng và độ trung thành của khách hàng.

2.2. Lọc tình trạng thanh toán của booking

Tình huống/ Trường hợp sử dụng

• Kiểm tra danh sách các booking sắp khởi hành: Nhân viên cần lọc các booking có ngày khởi hành trong tuần hoặc tháng tới để đảm bảo khách hàng đã hoàn thành các nghĩa vụ thanh toán, hỗ trợ việc chuẩn bị dịch vụ kịp thời.
• Theo dõi trạng thái thanh toán của các booking đã hoàn thành: Bộ phận tài chính sử dụng bộ lọc "Kết thúc" và "Chưa thanh toán" để kiểm tra các booking đã hoàn thành nhưng khách hàng chưa thanh toán đầy đủ, từ đó đưa ra phương án xử lý công nợ.
• Tổng hợp danh sách các booking đã thanh toán: Quản lý doanh nghiệp cần thống kê tất cả các booking "Đã thanh toán" để báo cáo doanh thu hoặc phân tích hiệu quả kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định.
• Theo dõi các booking đang trong giai đoạn tạm ứng: Bộ phận kinh doanh lọc các booking "Tạm ứng" để liên hệ khách hàng, nhắc nhở hoàn tất thanh toán trước thời hạn quy định, đảm bảo tiến độ điều hành tour không bị gián đoạn.
• Xác định booking cần xử lý khẩn cấp: Lọc các booking "Chưa thanh toán" và sắp đến ngày khởi hành để nhanh chóng phối hợp với khách hàng và bộ phận kinh doanh giải quyết vấn đề thanh toán, tránh ảnh hưởng đến dịch vụ cung cấp.
• Quản lý dòng tiền theo kỳ: Bộ phận kế toán có thể lọc các booking theo trạng thái thanh toán và ngày khởi hành/kết thúc để lập kế hoạch dòng tiền cho từng giai đoạn hoạt động.

Giá trị & lợi ích của tính năng lọc tình trạng thanh toán của booking

• Tăng cường hiệu quả quản lý tài chính: Dễ dàng theo dõi và kiểm soát trạng thái thanh toán của từng booking, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền chính xác và kịp thời.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Cung cấp thông tin cụ thể theo từng trạng thái thanh toán (chưa thanh toán, tạm ứng, đã thanh toán), giúp các bộ phận liên quan như kinh doanh, kế toán, và điều hành đưa ra phương án xử lý phù hợp.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Giảm thiểu thao tác thủ công khi tìm kiếm hoặc sắp xếp dữ liệu, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng hơn như chăm sóc khách hàng hoặc xử lý công nợ.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ và lịch trình: Lọc và theo dõi các booking "Chưa thanh toán" hoặc "Tạm ứng" gần ngày khởi hành giúp doanh nghiệp chủ động xử lý, tránh trường hợp thiếu hụt thông tin hoặc dịch vụ bị gián đoạn.
• Hỗ trợ báo cáo và phân tích: Tính năng lọc theo ngày khởi hành, ngày kết thúc, và trạng thái thanh toán giúp tạo các báo cáo chi tiết, phục vụ việc phân tích hiệu quả kinh doanh và dự báo doanh thu.
• Tăng trải nghiệm người dùng: Giao diện trực quan và khả năng lọc linh hoạt giúp người dùng dễ dàng thao tác và truy cập thông tin cần thiết, nâng cao trải nghiệm làm việc trên phần mềm.
• Giảm thiểu rủi ro sai sót: Hệ thống tự động hóa và trực quan hóa dữ liệu giúp giảm thiểu các lỗi quản lý liên quan đến thanh toán, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình làm việc.

2.3. Thay đổi ngày khởi hành cho các booking đã chuyển điều hành khi chưa quyết toán (dành cho cả FIT & S.I.C)

Tình huống/ Trường hợp sử dụng

• Khách hàng yêu cầu thay đổi lịch trình phút chót: Trong trường hợp khách hàng không thể tham gia tour theo ngày khởi hành ban đầu do các lý do cá nhân như thay đổi kế hoạch, sức khỏe hoặc công việc đột xuất,... doanh nghiệp cần cập nhật ngày khởi hành mới để đáp ứng yêu cầu.
• Điều chỉnh lịch trình do điều kiện khách quan: Các yếu tố như thời tiết xấu, sự cố phương tiện, hay các vấn đề liên quan đến điểm đến (đóng cửa, quá tải) buộc doanh nghiệp phải thay đổi ngày khởi hành để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Trong trường hợp số lượng khách không đủ để tổ chức tour, doanh nghiệp có thể gộp các nhóm khách hoặc thay đổi ngày khởi hành để tối ưu hóa chi phí vận hành và sử dụng nguồn lực.
• Thay đổi lịch trình để phù hợp với dịch vụ đối tác: Nếu các dịch vụ như khách sạn, phương tiện vận chuyển, hoặc hướng dẫn viên không khả dụng vào ngày khởi hành ban đầu, tính năng này cho phép cập nhật ngày khởi hành để đồng bộ với lịch trình mới từ đối tác.
• Khắc phục lỗi nhập liệu hoặc nhầm lẫn ban đầu: Trong trường hợp ngày khởi hành được nhập sai trong quá trình tạo booking, doanh nghiệp có thể nhanh chóng chỉnh sửa mà không cần tạo mới, đảm bảo dữ liệu chính xác trên hệ thống.
• Đồng bộ hóa lịch trình với các yếu tố liên quan: Khi có thay đổi về các sự kiện hoặc hoạt động đặc biệt tại điểm đến, tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật ngày khởi hành để đảm bảo khách hàng tham gia vào thời điểm phù hợp nhất.

Giá trị & lợi ích của tính năng thay đổi ngày khởi hành cho các booking đã chuyển điều hành khi chưa quyết toán

• Tăng cường hiệu quả quản lý tài chính: Dễ dàng theo dõi và kiểm soát trạng thái thanh toán của từng booking, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền chính xác và kịp thời.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Cung cấp thông tin cụ thể theo từng trạng thái thanh toán (chưa thanh toán, tạm ứng, đã thanh toán), giúp các bộ phận liên quan như kinh doanh, kế toán, và điều hành đưa ra phương án xử lý phù hợp.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Giảm thiểu thao tác thủ công khi tìm kiếm hoặc sắp xếp dữ liệu, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng hơn như chăm sóc khách hàng hoặc xử lý công nợ.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ và lịch trình: Lọc và theo dõi các booking "Chưa thanh toán" hoặc "Tạm ứng" gần ngày khởi hành giúp doanh nghiệp chủ động xử lý, tránh trường hợp thiếu hụt thông tin hoặc dịch vụ bị gián đoạn.
• Hỗ trợ báo cáo và phân tích: Tính năng lọc theo ngày khởi hành, ngày kết thúc và trạng thái thanh toán giúp tạo các báo cáo chi tiết, phục vụ việc phân tích hiệu quả kinh doanh và dự báo doanh thu.
• Giảm thiểu rủi ro sai sót: Hệ thống tự động hóa và trực quan hóa dữ liệu giúp giảm thiểu các lỗi quản lý liên quan đến thanh toán, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình làm việc.

3. Nâng cấp hệ thống Điều hành

3.1. Thay đổi số lượng người lớn, trẻ em khi booking đã chuyển điều hành và đang điều hành

Tình huống/ Trường hợp sử dụng

• Khách hàng phát sinh thêm người đi cùng: Trước ngày khởi hành, khách hàng có nhu cầu bổ sung người tham gia tour (người lớn hoặc trẻ em) do thay đổi kế hoạch gia đình hoặc nhóm bạn bè.
• Khách hàng hủy bớt số lượng người tham gia: Một số thành viên không thể tham gia do lý do sức khỏe, công việc hoặc các tình huống đột xuất, dẫn đến việc giảm số lượng người trong đoàn.
• Đáp ứng thay đổi theo yêu cầu từ phía khách hàng: Khách hàng muốn thay đổi thông tin về số lượng người lớn và trẻ em sau khi đã hoàn tất đặt chỗ, ví dụ như đổi từ trẻ em sang người lớn (do nhầm lẫn ban đầu trong khai báo).
• Thay đổi số lượng khách do lỗi nhập liệu ban đầu: Trong quá trình tạo booking, nhân viên vô tình nhập sai số lượng người lớn hoặc trẻ em. Tính năng này cho phép chỉnh sửa thông tin mà không cần tạo lại booking mới.
• Thay đổi để đảm bảo tính đồng bộ với các dịch vụ liên quan: Khi các dịch vụ bổ sung như vé tham quan, suất ăn hoặc chỗ ngồi trên xe cần điều chỉnh theo số lượng khách mới, việc cập nhật số lượng khách trở nên cần thiết để đồng bộ hóa thông tin và tính giá chuẩn xác.
• Xử lý phát sinh trong khi điều hành tour: Trong quá trình diễn ra tour, có thể phát sinh yêu cầu điều chỉnh số lượng khách (ví dụ: khách tham gia thêm vào giữa tour hoặc rời tour sớm hơn dự kiến).

Giá trị & lợi ích của tính năng thay đổi số lượng người lớn, trẻ em

• Tính linh hoạt cao: Doanh nghiệp có thể linh hoạt xử lý các thay đổi về số lượng khách ngay cả khi booking đã chuyển sang giai đoạn điều hành, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng khi có yêu cầu thay đổi đột xuất.
• Dễ dàng cập nhật thông tin chính xác: Việc thay đổi số lượng khách sẽ được cập nhật ngay lập tức vào hệ thống, giúp thông tin luôn chính xác và đồng bộ. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình điều hành tour, tránh nhầm lẫn hoặc thiếu sót dịch vụ cho khách hàng.
• Tăng hiệu quả quản lý dịch vụ: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh dịch vụ phù hợp (chỗ ngồi, suất ăn, vé tham quan, v.v.), từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tránh tình trạng thừa hoặc thiếu dịch vụ.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải hủy và tạo lại booking mới, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật thông tin thay đổi một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt sự phức tạp trong việc quản lý booking.
• Giảm rủi ro về chi phí và lợi nhuận: Giúp doanh nghiệp tính toán lại chi phí và lợi nhuận cho phù hợp với số lượng thực tế, từ đó tối ưu hóa được giá trị doanh thu và tránh thiệt hại không đáng có.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi yêu cầu thay đổi của họ được đáp ứng một cách nhanh chóng và chính xác, điều này cũng góp phần xây dựng lòng tin và giữ chân khách hàng cho doanh nghiệp.
• Dễ dàng duy trì sự đồng bộ giữa các bộ phận: Thông tin thay đổi về số lượng khách được cập nhật ngay lập tức, giúp các bộ phận liên quan (như phòng ban điều hành, bán hàng, nhà cung cấp dịch vụ) có thể phối hợp với nhau hiệu quả hơn trong việc cung cấp dịch vụ cho khách.

3.2. Tăng cường trải nghiệm điều hành tour

Trong phiên bản 8.2.1, các tính năng Hủy dịch vụ tour (đã điều hành), Hủy dịch vụ lẻ (đã điều hành) và Hủy booking (chưa chuyển điều hành) đã được tối ưu hóa và hoàn thiện hơn. Quá trình hủy dịch vụ và booking trở nên nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn bao giờ hết. Các cải tiến này giúp cập nhật thông tin tức thì, giảm thiểu sai sót và đảm bảo mọi thay đổi đều được đồng bộ hóa chính xác trong hệ thống. Điều này mang lại sự thuận tiện cho đội ngũ điều hành trong việc xử lý yêu cầu hủy mà không làm gián đoạn công việc.

Cùng với đó, tính năng Công việc (Task) trong điều hành dịch vụ cũng đã được nâng cấp đáng kể. Phiên bản mới giúp quản lý công việc trở nên linh hoạt hơn, với khả năng phân công, theo dõi và cập nhật tiến độ công việc hiệu quả. Các cải tiến này giúp tăng tính linh hoạt, giảm thiểu sự bỏ sót và nâng cao hiệu quả điều hành dịch vụ.

4. Tích hợp TravelMaster với Nền tảng số xlooca

Phần mềm TravelMaster phiên bản 8.2.1 đánh dấu một bước ngoặt lớn khi tích hợp thành công với Nền tảng Quản trị và Kinh doanh du lịch - Nền tảng số xlooca.

Nền tảng số xlooca được thiết kế để giúp các doanh nghiệp du lịch quản lý Sản phẩm, quản lý Khách hàng, quản lý Booking, quản lý Đại lý, quản lý mạng lưới kết nối Doanh nghiệp du lịch và Nhà cung cấp dịch vụ du lịch trên toàn quốc.

Mục tiêu hàng đầu của Nền tảng số xlooca là giúp doanh nghiệp du lịch Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua (1) Xây dựng Sản phẩm Du lịch chuyên nghiệp; (2) Quản lý hệ thống Booking đa kênh, đa tầng; (3) Phát triển mạng lưới Đối tác - Nhà cung cấp; (4) Phát triển hệ thống kênh phân phối - Đại lý; (5) Phát triển thương hiệu du lịch bền vững; (6) Mở rộng kết nối toàn Ngành Du lịch.

Việc tích hợp Phần mềm TravelMaster với Nền tảng số xlooca là sự kết hợp mạnh mẽ giữa hai hệ thống, tạo ra nhiều giá trị vượt trội cho doanh nghiệp du lịch. TravelMaster với ưu thế nổi bật trong việc tối ưu hóa quy trình quản trị và vận hành nội bộ, giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động hàng ngày một cách tinh gọn và hiệu quả. Trong khi đó, xlooca lại tập trung vào việc mở rộng kết nối và phát triển hệ thống đối tác, nhà cung cấp dịch vụ du lịch trên toàn quốc. Doanh nghiệp không chỉ dễ dàng kết nối với các đối tác chiến lược, mà còn gia tăng khả năng mở rộng hệ thống đại lý, nâng cao sức mạnh bán hàng và quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi hơn.

Một trong những điểm mạnh đáng chú ý của Nền tảng số xlooca là phiên bản ứng dụng di động, giúp doanh nghiệp có thể kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, không bị giới hạn bởi thiết bị hay vị trí. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp có hệ thống đại lý rộng lớn hoặc đội ngũ kinh doanh di động, giúp họ dễ dàng tiếp cận và phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Sự kết hợp giữa TravelMaster và xlooca không chỉ bồi đắp lẫn nhau mà còn đồng bộ hóa dữ liệu, quy hoạch dữ liệu thông minh, mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích lâu dài. Các thông tin về booking, đối tác, đại lý hay dịch vụ sẽ được cập nhật và đồng bộ giữa hai hệ thống, giúp tối ưu hóa các hoạt động, gia tăng sự chính xác trong quản lý và tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả hơn. Điều này không chỉ cải thiện khả năng cạnh tranh mà còn nâng cao sự uy tín và khả năng phát triển của doanh nghiệp trên thị trường du lịch.

***Lưu ý: Phiên bản TravelMaster tích hợp Nền tảng số xlooca đang được thí điểm và ưu tiên cho nhóm doanh nghiệp đang sử dụng Phần mềm TravelMaster. 

Phiên bản 8.2.1 của Phần mềm du lịch TravelMaster đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc nâng cao khả năng quản trị và kinh doanh cho doanh nghiệp du lịch cùng những trải nghiệm tối 

Những cải tiến này thể hiện cam kết của chúng tôi trong việc liên tục tối ưu và mang lại giá trị thiết thực cho người dùng. Hãy cập nhật ngay để trải nghiệm những tính năng vượt trội của TravelMaster 8.2.1 và đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới.