Tinh gọn quy trình vận hành công ty du lịch với Phần mềm TravelMaster

1. Quản trị doanh nghiệp du lịch All-in-one

TravelMaster là phần mềm duy nhất có thể giải quyết trọn vẹn và chuyên sâu bài toán tổng thể của doanh nghiệp du lịch trên 1 phần mềm duy nhất. Toàn bộ nghiệp vụ lữ hành từ quản lý sản phẩm, tiếp thị, kinh doanh tour cho tới điều hành, quyết toán tour đều được quản lý tập trung và liên kết chặt chẽ với nhau.

Một trong những tính năng nổi bật của TravelMaster là khả năng tự động chuyển giao công việc giữa các phòng ban. Mọi bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách dễ dàng, chia sẻ thông tin nhanh chóng từ đó tạo ra một quy trình làm việc liền mạch.

Mặt khác, việc sử dụng Phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch TravelMaster cũng góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian đào tạo nhân viên. Thay vì phải dành nhiều thời gian hướng dẫn nhân viên sử dụng nhiều phần mềm rời rạc với các giao diện và chức năng khác nhau, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào đào tạo sử dụng một phần mềm duy nhất.

Điều này không chỉ làm giảm khối lượng công việc cho đội ngũ đào tạo mà còn đảm bảo nhân viên dễ dàng làm quen, nhanh chóng bắt tay vào công việc và phát huy năng lực của mình ngay từ những ngày đầu, góp phần nâng cao hiệu suất công việc.

>>> Xem thêm: Phần mềm du lịch TravelMaster: Giải pháp quản trị thông minh cho doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ

2. Quản lý dữ liệu thông minh

Dữ liệu được coi là nguồn lực thiết yếu và là tài sản quý giá của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả chính là yếu tố then chốt quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Sử dụng TravelMaster, doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ quy trình quản lý dữ liệu thủ công sang một hệ thống tự động, giúp lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp trên 1 nền tảng duy nhất.

Cụ thể, TravelMaster cho phép doanh nghiệp số hóa 5 nhóm dữ liệu chính trong doanh nghiệp bao gồm:

• Dữ liệu nhà cung cấp: Tổ chức các cấp dữ liệu đầy đủ và chuẩn xác theo từng nghiệp vụ cho 15 loại hình nhà cung cấp, bao gồm thông tin liên hệ, danh sách dịch vụ, lịch sử Booking, thanh toán, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, credit,..

• Dữ liệu sản phẩm du lịch: Danh sách Tour du lịch, thư viện tour, danh sách dịch vụ lẻ, bảng giá chi tiết dịch vụ, chính sách, điều kiện hoàn hủy,...

• Dữ liệu khách hàng: Danh sách khách hàng mua dịch vụ, danh sách đoàn, thông tin liên hệ, lịch sử Booking, loại khách hàng,...

• Dữ liệu Booking: Dữ liệu booking của nhân viên kinh doanh, booking từ hệ thống đại lý du lịch, booking từ hệ thống CTV du lịch,... Chi tiết Booking cung cấp dữ liệu về người đặt Booking, dịch vụ Tour, dịch vụ lẻ, danh sách đoàn, hợp đồng, thực thu,...

• Dữ liệu tài chính: Dữ liệu doanh thu, doanh số, lợi nhuận, công nợ, dòng tiền, sổ quỹ,..

Các nhóm dữ liệu này được kết nối chặt chẽ, hình thành cấu trúc dữ liệu tiêu chuẩn cho doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ quản lý thông tin một cách hiệu quả mà còn có thể khai thác tối đa sức mạnh của dữ liệu. Khi tất cả các dữ liệu được đồng bộ và liên kết chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, truy cập, tùy chỉnh và khai thác dữ liệu một cách dễ dàng.

Mặt khác, việc thiết lập cấu trúc dữ liệu tiêu chuẩn cũng giúp các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng nguồn dữ liệu chung để xử lý công việc của mình một cách hiệu quả. Điều này tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, giúp quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn và tăng cường tính chính xác của thông tin.

3. Chuẩn hóa quy trình làm việc

Phần mềm TravelMaster cung cấp một quy trình chuẩn hóa và tối ưu cho 5 nhóm vai trò/ phòng ban chủ chốt trong doanh nghiệp, bao gồm: Sản phẩm - Dịch vụ; Kinh doanh & Marketing; Điều hành; Kế toán; Quản lý.

Đối với bộ phận Sản phẩm - Dịch vụ

Bên cạnh việc số hóa nhà cung cấp, TravelMaster giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển thư viện Tour sản phẩm một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Đối với các tour dài ngày, phần mềm TravelMaster hỗ trợ xây dựng chương trình tour thông qua các Tour Module. Doanh nghiệp có thể dễ dàng ghép nối các hành trình ngắn ngày khác vào chương trình, bao gồm thông tin chi tiết về hành trình và báo giá.

Đặc biệt, với những tour có sự tương đồng toàn phần hoặc một phần nội dung chương trình tour, TravelMaster cung cấp tính năng nhân bản giúp người thiết kế Tour tiết kiệm đáng kể thời gian. Tour sau khi nhân bản có thể tùy chỉnh về nội dung hành trình, lịch trình, điểm đến hoặc danh sách dịch vụ,...

Đối với bộ phận Kinh doanh & Marketing

Đáp ứng nghiệp vụ cho cả loại hình doanh nghiệp inbound, outbound và nội địa, Phần mềm TravelMaster cung cấp nhiều tính năng chuyên sâu giúp bộ phận Sale nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng tốc độ chốt đơn.

Thay vì thực hiện báo giá tour theo cách thủ công, vừa tốn thời gian vừa dễ dẫn đến sai sót, TravelMaster giúp tạo báo giá một cách nhanh chóng và chính xác chỉ trong vài phút. Sale có thể nhân bản các báo giá có sẵn hoặc tận dụng tính năng P2Q để tạo nhanh báo giá mà không cần xây dựng chương trình tour hay lập bảng chiết tính giá chi tiết.

Tính năng chiết tính tour tự động kết hợp với thiết lập Markup Rate linh hoạt cũng giúp nhân viên Sales kiểm soát mọi rủi ro liên quan đến việc bán giá tour không chính xác, tránh làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Trên Phần mềm TravelMaster, Sale cũng có thể quản lý danh sách Booking một cách tối ưu. Toàn bộ danh sách Booking đều được quản lý, lưu trữ một cách đầy đủ và chính xác. Đối với mỗi booking, các danh sách dịch vụ tour, dịch vụ lẻ, upsell, thực thu và chi phí ước tính đều được hiển thị chi tiết, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và chăm sóc khách hàng.

Bên cạnh đó, TravelMaster cung cấp các tính năng thông minh khác giúp Sale nâng cao hiệu quả công việc như phân loại khách hàng tự động theo giai đoạn bán hàng cụ thể, follow ups khách hàng,...giúp Sale chủ động hơn trong việc tương tác với khách hàng, từ đó phát triển các chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: Phần mềm du lịch TravelMaster giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất bán hàng như thế nào?

Đối với bộ phận Điều hành

Đối với bộ phận Điều hành, Phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch TravelMaster cung cấp các tính năng giúp nhà điều hành tour nhanh chóng nhận booking từ Sale, kiểm soát chi tiết thông tin tour tại sổ tour, thay đổi trạng thái dịch vụ theo phản hồi của nhà cung cấp và tiến hành đặt dịch vụ nhà cung cấp tự động.

Hoạt động Điều hành Hướng dẫn viên cũng trở nên đơn giản hơn nhờ sự kết nối đồng bộ giữa TravelMaster và Nền tảng số iTourism. Thông qua việc tích hợp này, hệ thống Hướng dẫn viên du lịch trên toàn quốc được đồng bộ hóa, cho phép doanh nghiệp tìm kiếm Hướng dẫn viên một cách dễ dàng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xác minh thông tin của Hướng dẫn viên trước khi quyết định hợp tác, nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

Đối với bộ phận Kế toán

Đối với phân hệ Kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch TravelMaster đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp, đồng thời giúp ngăn chặn các rủi ro trong lĩnh vực kế toán du lịch. Kế toán có thể theo dõi dòng tiền, lập hóa đơn, thực hiện thanh toán và quản lý công nợ một cách hiệu quả. Mọi khoản thu - chi phát sinh trong quá trình xây dựng, bán và điều hành tour đều được ghi nhận chuẩn xác trong phân hệ kế toán.

Đồng thời, thông qua các phân tích và báo cáo chi tiết, Kế toán viên có thể nhanh chóng nhận diện những dấu hiệu rủi ro tài chính như thanh toán chậm hoặc nợ xấu. Từ đó chủ động triển khai các biện pháp thu hồi nợ để đảm bảo rằng các khoản thu được thu hồi đúng hạn.

Đối với Nhà quản lý

TravelMaster cho phép nhà quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp chỉ với một cú click chuột. Tất cả dữ liệu trong doanh nghiệp như: hệ thống khách hàng, nhà cung cấp, hiệu suất nhân viên, doanh thu, chi phí,... đều được ghi nhận tự động, tức thời trên một nền tảng duy nhất.

Nhờ vậy, nhà quản lý có thể nắm bắt bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả nhằm cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Hệ thống báo cáo tự động về hiệu quả hoạt động của từng phòng ban

Phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch TravelMaster cung cấp hệ thống dữ liệu báo cáo trực quan và đa chiều, hỗ trợ cả nhân viên và nhà quản lý theo dõi, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Cụ thể:

Đối với bộ phận Sản phẩm - Dịch vụ

TravelMaster cung cấp cái nhìn tổng quan về nhà cung cấp, số lượng tour hiện có và các tour đang mở bán. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các thông tin này, giúp cập nhật kịp thời về tình trạng sản phẩm và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu từ khách hàng.

Đối với bộ phận Kinh doanh & Marketing

Nhân viên kinh doanh có thể nắm bắt nhanh chóng các chỉ số quan trọng như doanh thu, doanh số bán hàng, số lượng báo giá, booking mới và lượng khách hàng mới. Qua đó đánh giá chính xác hiệu quả của các chiến dịch bán hàng và điều chỉnh chiến lược tiếp thị nếu cần thiết. Mặt khác, hệ thống báo cáo trực quan cũng giúp Sale dễ dàng nhận diện xu hướng tiêu dùng và đưa ra dự đoán chính xác hơn về nhu cầu thị trường.

Đối với bộ phận Điều hành

Phần mềm TravelMaster cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động điều hành, bao gồm dữ liệu về các tour điều hành mới, tình trạng đặt dịch vụ, tour đã diễn ra, tour đã kết thúc và các tour chưa quyết toán. Ngoài ra, việc theo dõi chặt chẽ các khoản dự chi và thực chi giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ cho quá trình quyết toán tour sau đó diễn ra dễ dàng và chuẩn xác hơn.

Đối với bộ phận Kế toán

Phần mềm TravelMaster giúp báo cáo chi tiết toàn bộ dữ liệu như các khoản thu chi, quỹ tiền mặt, tình trạng công nợ,... Nhờ vào các báo cáo này, Kế toán viên có thể theo dõi dòng tiền và tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác, từ đó đưa ra những quyết định tài chính hợp lý và kịp thời.

Đối với Nhà quản lý

Sử dụng Phần mềm TravelMaster, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tổng quan tình hình doanh nghiệp như: hiệu suất nhân viên, doanh thu, chi phí,.. Từ đó nhanh chóng phát hiện các “điểm nóng” và điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả nhằm tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.

>>> Xem thêm: 20+ Số liệu Báo cáo Realtime trên Dashboard TravelMaster

Với quy trình làm việc chuẩn hóa, liền mạch, TravelMaster là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm tối đa thời gian. Bạn đã sẵn sàng để nâng cấp hoạt động quản trị và tối ưu hóa quy trình vận hành hay chưa? Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!